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Serviços de contabilidade à distância para PMEs

Sabia que a contabilidade à distância (online) pode ser o serviço ideal para a sua empresa?

Sim, é possível a prestação de serviços de contabilidade à distância!

Gostaríamos que refletisse: quantos fornecedores, prestadores de serviços, etc, a sua empresa tem e que estão efetivamente perto de si, na sua zona geográfica? Muitos, poucos… quase todos, nenhum?

Independentemente da resposta, pense nos aspetos que levam a optar por um determinado parceiro de negócio para a sua empresa? São fatores estritamente geográficos, ou seja, de proximidade com o seu negócio? Ou aspetos como credibilidade, experiência no mercado, qualidade dos produtos produzidos, qualidade dos serviços prestados tendem a ser determinantes nas suas escolhas?

Certamente que hoje é (ou está) mais exigente em relação à escolha dos seus parceiros de negócio, certo?

Portanto, é justo afirmar que busca segurança e qualidade independentemente da localização geográfica. Se assim é em praticamente todos os aspetos da atividade da sua empresa, porque não pensar de igual forma em relação ao seu (próximo) contabilista?

"Quantas vezes foi ao escritório do seu contabilista nos últimos 3 meses?"

 

Contabilidade à distância é igual a contabilidade online?

Claramente são 2 conceitos totalmente distintos. Importa referir que a nossa ambição é prestarmos de forma eficiente serviços de contabilidade à distância para a sua empresa. Para isso apresentamos algumas componentes nos nossos serviços que os tornam mais flexíveis. Ou seja, pode relacionar-se muito bem com a sua contabilidade não havendo as rotinas do “antigamente”.

Desejamos (na realidade já cumprimos na perfeição) prestar serviços de contabilidade que sejam eficientes, flexíveis e que tenham todos os aspetos que determinam uma boa relação com a contabilidade.

O que nós não queremos para a sua empresa

Não desejamos que tenha uma relação que se restringe a uma plataforma de contabilidade online, onde não existe um rosto, logo, em caso de necessidade de contacto não sabe a quem recorrer. Um serviço onde não existe a possibilidade de agendamento de videoconferências nem de reuniões presenciais se necessário. No fundo, um serviço criado apenas para cumprir com uma formalidade (uma obrigação) – a contabilidade da sua empresa.

As empresas têm que lidar constantemente com desafios criados pelas economias digitais, e a contabilidade não deve estar alheada deste processo de mudança. As empresas de contabilidade devem estar mais próximas da gestão e novos processos de valor devem ser criados, de forma a solidificar a relação com os clientes.

A contabilidade é (e sempre será) um serviço de proximidade mesmo que agora possa ser efetuado à distância.

“Começa a ser menos frequente a vinda dos clientes ao nosso escritório, porque na realidade, eles têm tudo o que precisam sem ter que sair das suas empresas!”

 

Como nos relacionamos com os nossos clientes à distância (temos clientes em Braga, Viseu, Aveiro e Lisboa)

Desejamos sempre dar-lhe um rosto, ter sempre alguém dedicado à contabilidade da sua empresa. O aspeto chave é a integração de novas práticas e tecnologias ao nosso serviço de contabilidade que conferem maior flexibilidade, abrindo multicanais de comunicação. No fundo, procuramos um posicionamento mais abrangente na relação com os nossos clientes.

A contabilidade à distância é confiável?

Apesar da contabilidade ser uma atividade ainda com fortes ligações a espetos “tradicionais” do negócio, começa a haver um esforço para que as empresas de contabilidade ambicionem chegar ao seu público alvo fora da sua esfera geográfica e com novas propostas de valor.

Na verdade o que se ambiciona, é disponibilizar um serviço de contabilidade de máxima qualidade, com os mesmos aspetos que caraterizam uma relação de proximidade, mas ajustando a forma como se comunica com cliente e disponibilizando ferramentas que facilitam quer a relação com o contabilista, quer a relação com a contabilidade da empresa.

Não se trata tornar a contabilidade sem rosto, mas sim flexibilizar determinados aspetos e corresponder a necessidades diferentes e adicionais por parte das empresas e dos gestores. Resumidamente, continuar a acompanhar da mesma forma o dia a dia das empresas.

“O futuro da contabilidade passa pelos contabilistas assumirem-se como fonte de informação para as empresas, aproximando-se (mesmo que à distância) da gestão das empresas dos seus clientes”

 

Relação custo-benefício da contabilidade à distância

Como já referimos, o que pretendemos não é um serviço de contabilidade sem rosto e impessoal. Pelo contrário!

Idealizamos uma “proximidade à distância”. Isto é, disponibilizar alguns atributos que agregam valor à nossa abordagem que conferem maior autonomia ao cliente, mas que ao mesmo tempo fazem com que não perca o contacto com o seu contabilista, já que essa proximidade é o pressuposto base para o alinhamento dos objetivos da sua empresa.

Todas as vantagens da contabilidade “tradicional” mesmo estando à distância:

  • Proximidade com o seu contabilista;
  • Diversos canais de comunicação digitais alternativos: Skype, whatsapp…
  • Acesso aos documentos da sua contabilidade 24h, sem necessidade de recorrer ao seu contabilista;
  • Entrega de relatórios mensais sobre a evolução do seu negócio. Temos vários formatos, mediante as suas necessidades de informação;
  • Notificações SMS e por email automático sobre principais eventos contabilísticos e fiscais para que nunca haja esquecimentos nem coimas desnecessárias;
  • Estar sempre informado através de notificações/artigos que podem ser relentes para o seu negócio;

 

A proximidade geográfica com o seu contabilista é aspeto chave?

É um aspeto importante, mas claro que não é, nem deve ser, o único fator a considerar aquando a contratação de serviços de contabilidade para a sua empresa.

“Pela nossa experiência, a contabilidade à distância funciona bem.”

 

Exemplos concretos:

Se a sua empresa tem baixo nível de complexidade e carga administrativa e privilegia informação e acompanhamento eficaz para que o seu negócio flua sem grandes complicações e para que se sinta exclusivamente focado no seu negócio, o fator distância em relação à contabilidade não é relevante.

Por outro lado, se a sua empresa é uma startup, se privilegia flexibilidade e aspetos diferenciadores no serviço, aposta numa boa fonte informativa sobre a evolução da sua empresa, com reportes constantes sobre a evolução da sua empresa, a prestação de serviços de contabilidade pode manter-se a mesma em relação ao formato tradicional. Não alteramos o âmbito nem a qualidade do serviço só porque está distante geograficamente de nós.

Mesmo para empresas já implementadas, com longos anos de atividade, ou até mesmo com maior dimensão, a proximidade geográfica com o contabilista pode ser colocada em segundo plano. Nestes casos é importante sermos capazes de nos adaptarmos às especificidades e solicitações de cada cliente.

Em suma, a sua escolha deve recair numa empresa de contabilidade à imagem da sua própria empresa e à sua imagem enquanto gestor e decisor.

Ainda não tem contabilista?

A solução de serviços de contabilidade à distância RCR é desenhada especificamente para empresários que pretendem agilidade e qualidade no serviço independentemente do fator geográfico.”

Precisa de apoio no seu negócio?

Falamos consigo, sem compromisso!

Contrato serviço de contabilidade à distância – Quais os benefícios para a minha empresa?

Como comunico com a RCR Contabilidade?

Assumimos que a comunicação possa não ser feita da forma mais tradicional – presencialmente.

Se assim for, abrimos vários canais de comunicação alternativos para que mesmo assim estejamos em contacto permanente (Skype, whatsapp, links privados para videoconferências para partilhar com a sua equipa, notificações SMS, etc).

Exemplos de vários eventos que podem fazer com que utilizemos estas plataformas:

  1. Sessões iniciais de contacto onde busca informações sobre como montar negócio, ou quer saber mais informações sobre os nossos serviços - a nossa empresa. Sempre que necessário, poderá agendar sessão de esclarecimentos individualizada que pode assumir tanto carácter consultivo como de assessoria;
  2. Dia-a-dia, a relação com o contabilista. Terá sempre um contabilista certificado responsável por gerir a sua relação com a nossa empresa e acima de tudo com a sua contabilidade.
  3. Reuniões mensais de apresentação de resultados. Os resultados ser-lhe-ão enviados sempre até ao final do mês. Sempre que haja necessidade de nos debruçarmos sobre a evolução da sua empresa de forma mais pormenorizada e tomar decisões estratégicas, reuniões com os responsáveis da RCR poderão ocorrer. O facto destas reuniões serem através de videoconferência não tem qualquer restrição.
  4. Apostamos no marketing digital. Conte com conteúdos periódicos no seu email específicos ao seu setor de atividade ou notificações sobre mudanças que ocorrem e que são relevantes para as empresas transversalmente.
  5. Datas de pagamento de impostos, certamente as sabe de cor! Mas alguma vez deixou passar a data limite para pagamento de determinado imposto? Começará a receber notificações SMS no seu telemóvel e emails automáticos avisando as principais datas dos compromissos fiscais e eventos contabilísticos. Nunca vai haver atrasos nem coimas!

 

Como trato da documentação se estou longe da RCR Contabilidade?

A boa notícia é que irá tornar a sua empresa gradualmente mais amiga do ambiente – menos papel na sua empresa.

Criamos condições para que toda a gestão documental seja efetuada através do armazenamento em drives partilhadas. Damos dicas sobre como organizar as pastas da drive de forma a ir colocando periodicamente os seus documentos da contabilidade.

Estou dispensado de enviar qualquer tipo de documento para a contabilidade? Não. Vai ter que continuar a enviar documentação para a contabilidade ou arquivar os documentos originais na sua empresa.

É certo que aceleramos processos à medida que disponibiliza a documentação na drive, mas todos os meses vai ter que enviar a documentação em sua posse para o nosso escritório, ou arquivar os documentos originais no seu escritório, isto porque é uma obrigatoriedade.

“A RCR Contabilidade suporta as despesas de envio dos seus documentos da contabilidade.”

 

Qual o âmbito da prestação de serviços da RCR Contabilidade?

Para nós, existem 3 pilares base nos serviços de contabilidade que são prestados aos nossos clientes:

Em primeiro lugar, o tratamento e responsabilização da contabilidade; Segundo, processamento de salários; Terceiro, declarações e impostos. Tudo isto envolvido no acompanhamento contínuo que damos ao cliente, aquilo que chamamos o apoio à gestão.

O que está incluído nos nossos serviços de contabilidade:

  • Contabilidade propriamente dita (atribuição de um Contabilista Certificado como gestor de Cliente. Linha direta para esclarecimento de dúvidas e apoio ao dia-a-dia)
  • Reunião com os responsáveis da sempre que considere necessário para suportar as suas decisões estratégicas para a sua empresa
  • Apresentação mensal, de Balanços e Demonstração de Resultados que ajudam a visualizar o real desempenho da empresa em relação a períodos homólogos e evolução mensal
  • Planeamento e preparação de impostos
  • Cumprimento das obrigações legais e fiscais
  • Solução Gestão 24, disponibilizando consulta 24/7, da sua contabilidade e salários na sua própria empresa. Este serviço permite a consulta e impressão dos documentos que necessitam sem ter que recorrer ao contabilista.
  • Comunicação à Segurança Social da admissão de novos colaboradores e respetivas demissões
  • Elaboração do processamento de salários
  • Elaboração e envio de recibos
  • Folha de Férias
  • Folha de Férias para as Seguradoras
  • Mapa transferência de pagamento de ordenados;
  • Submissão das declarações da Segurança Social (DRI) e envio das respetivas guias de pagamento
  • Submissão das declarações de retenção de IRS (DMR) e envio das respetivas guias de pagamento
  • Emissão guia FCT – “Fundo de Compensação do Trabalho”

Um aspeto diferenciador é o acompanhamento à gestão de cada negócio. Damos especial foco à criação de valor para os nossos clientes, pois as tarefas tradicionais, como tratamento de impostos e salários, são oferecidos por todos.

 

A RCR Contabilidade corresponde às minhas necessidades de informação?

O nosso objetivo é tornar a contabilidade como instrumento de gestão para a sua empresa. A base de qualquer decisão que deve tomar para a sua empresa deve ter como pressuposto um entendimento claro do real estado da sua empresa.

Como podemos ajudar: mensalmente o nosso compromisso é enviar-lhe relatórios/mapas mensais sobre a evolução da sua empresa.

Estes relatórios podem ser tão mais complexos quanto a sua necessidade de informação, a sua capacidade de interpretar aspetos mais técnicos da contabilidade, ou então, simplesmente porque assim deseja.

2 formatos a ter em conta:

  • Mapas de exploração: É um mapa resumido e simplificado de apresentação dos resultados da sua Empresa. Permite um acompanhamento assíduo do desempenho da sua atividade. Em linguagem simples, se está a ter lucro ou não.
  • Relatórios de gestão completos: É a apresentação do Balanço e Demonstração de Resultados acumulados, com comparações homólogas com o ano anterior e apresentação das respetivas variações acompanhado da apresentação do Balanço e Demonstração de Resultados mensal.

Estes mapas serão enviados para o seu email mensalmente, ou disponibilizados na sua drive (caso exista).

 

A RCR Contabilidade tem serviços de gestão de valor acrescentado?

Antecipando que a sua empresa possa ter necessidades adicionais relacionados com processos de gestão que lhe podem proporcionar mais e melhores ferramentas para gerir a sua empresa, complementamos a contabilidade com serviços de controlo de gestão.

Acima de tudo importa referir que a implementação do sistema de Controlo de Gestão na sua empresa tem por base a informação contabilística mensal e é adequado à realidade da sua empresa.

Em que consiste o controlo de gestão RCR:

  • Análise e correção de desvios: Identificamos os desvios das suas contas entre períodos homólogos e em relação a dados previsionais. Potenciamos a tomada de medidas corretivas.
  • Controlo orçamental: Preparamos em conjunto o orçamento anual detalhado da sua empresa e executamos o seu controlo mensalmente.
  • Relatórios económico-financeiros: Equivale à realização de uma “radiografia” da sua empresa, numa perspetiva de evolução temporal, detetando pontos fortes e fracos e propondo medidas que ultrapassem possíveis fraquezas detetadas.
  • Relatórios operacionais/gestão dos indicadores: Analisamos a evolução dos seus principais KPI´s. Análise comparativa entre períodos homólogos e Resultados Efetivos Vs Previsionais.

Mensalmente entregamos um dossier detalhado ao cliente com apresentação de resultados e elaboração de relatórios pormenorizados sobre medidas a tomar.

O nosso compromisso é reunir consigo presencialmente. No entanto, caso não seja possível, através de videoconferência para análise de resultados e reunião de trabalho.

Benefícios do controlo de gestão RCR para a sua empresa:

  • Controlo de Gestão ajustado à realidade e necessidades da sua empresa;
  • Implementação de um sistema de gestão financeira na sua empresa, com intervenção assídua (semanal/mensal) ou pontual, de acordo com a sua conveniência;
  • Redução de custos, melhoria da organização interna e melhoria do desempenho da sua empresa.
  • Prevenir a ocorrência de situações indesejáveis que possam desviar a sua empresa dos objetivos estratégicos definidos.
  • Promover ações que conduza a sua empresa à concretização desses objetivos de forma rápida e eficiente.
  • Mantê-lo a si, gestor, bem informado sobre o real estado da empresa;
  • Análise dos indicadores mais significativos para cada área estratégica da sua empresa, de forma a entender melhor o peso de cada área de negócio.
  • Acelerar o processo de tomada de decisões corretivas através da apresentação de resultados, de relatórios de gestão completos onde é apresentado a comparação dos resultados entre períodos homólogos bem como em relação com o plano, previsões ou orçamento, para que possa corrigir os desvios verificados.

Parece-nos evidente a importância do controlo de gestão para a sua empresa. Não só vai permitir em conjunto consigo delinearmos um plano de ação, tendo em vista determinados objetivos, como também servirá de móbil para debatermos o desempenho e resultados da sua empresa e aplicarmos medidas corretivas tendo em vista desvios que estejam a ocorrer em determinado momento.

Estará melhor informado, e portanto, em melhores condições de gerir a sua empresa.

 

Considerações Finais

Torna-se inevitável: as empresas de contabilidade precisam de estar em alerta sobre a evolução das necessidades dos seus clientes bem como chegar próximo do seu publico alvo, percebendo que a distância geográfica não é (ou não deve ser) um “handicap”.

Do lado do cliente, importa deixar cair aspetos mais tradicionais que o fazem olhar para a contabilidade como sendo uma mera obrigatoriedade.

A contabilidade assume cada vez mais um papel determinante na subsistência e na gestão das empresas. Por outro lado, com a orientação certa, é o parceiro mais próximo e imparcial que um gestor pode ter.

Entender a contabilidade como uma valiosa ferramenta de gestão é imprescindível. Se o seu parceiro de contabilidade atualmente não lhe proporciona essa visão… olhe para si mesmo, analise o que está a ser feito e construtivamente crie as suas próprias necessidades. Analise resultados e veja se houve capacidade de resposta.

Se encontra excelentes parceiros de contabilidade perto de si? Sim, sem dúvida que pode encontrar. Pode deixar cair o critério de proximidade geográfica com o seu contabilista e mesmo assim se sentir confortável na escolha do seu contabilista, absolutamente!

Veja o que acontece operacionalmente na sua empresa. Veja onde estão localizados os seus principais parceiros de negócio. Procurou boas referências antes de os escolher? Muito provavelmente… “Não vou escolher determinado parceiro só porque está muito longe”… garantidamente não foi esta a sua forma de pensar!

Veja a contabilidade de forma diferente porque há empresas de contabilidade dispostas a tê-lo por perto… mesmo que à distância.

Em conclusão, procure qualidade para a sua empresa e serviços de contabilidade à distância que realmente funcionam!

Precisa de apoio no seu negócio?

Falamos consigo, sem compromisso!

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