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Benefícios em atuar num contexto de maior informação sobre o seu negócio para gerir melhor!

Um sistema integrado de informação de controlo de gestão nas empresas deve ser transversal a toda a organização, desde a simples recolha de dados até ao planeamento e pensar estratégico.

Gerir é tomar decisões!

Muitas vezes a gestão é referida como sendo a soma de todas as atividades de decisão que têm lugar numa organização. Por essa via, gerir é escolher as melhores ações a tomar, mas para isto são necessárias informações das mais variadas naturezas.

A monitorização tem duas vertentes:

  • Vigilância, detetar o que está bem ou não;
  • Autoridade ou Domínio, a capacidade de poder agir;

 

A Aplicabilidade do Controlo de Gestão nas Empresas

O Controlo de Gestão é um conjunto de métodos para recolher informação e usá-la posteriormente com o intuito de monitorizar e exercer um domínio sobre a evolução da organização. Este controlo deve ser exercido em todos os níveis da empresa, tratando-se de um novo paradigma que pode definir uma empresa – “data ou information driven”.

Uma variável que é peça chave em todo este processo é a informação. É a informação recolhida no interior da empresa que permite comparar o estado dos indicadores atuais, como custos, vendas, ou outros indicadores económicos e financeiros, com as metas previstas e dados históricos. São as metas relevantes que devem ser previamente definidos pela gestão de topo.

Um dos desafio que se colocam às empresas é transformar dados em informação de qualidade para melhorar tomadas de decisão.

Se a diferença entre as previsões e dados históricos comparativamente com os indicadores atuais for significativa, será necessário tomar medidas corretivas. Para haver este tipo de comportamentos, é indispensável que exista um modo eficaz e rápido para informar os responsáveis para que sejam tomadas as respetivas ações.

A rapidez é um fator essencial em qualquer sistema de controlo de gestão nas empresas, dispensando-se, portanto, qualquer comportamento permissivo, sem qualquer medida. Tomar observações parciais e com elas tirar conclusões para um todo, permite corrigir o que muito provavelmente está mal num espaço de tempo ainda mais reduzido. Para que este tipo de ações aconteça em “tempo real”, é necessário a definição de responsáveis para cada área da empresa.

Este sistema deverá ser compreensível (fácil de entender e difundir) e aceitável (os critérios devem ser realistas). Pode-se então, numa primeira análise referir algumas regras básicas para a implementação de um sistema de controlo de gestão numa organização:

  1. Definir os indicadores relevantes a cada área da empresa;
  2. Escolher os responsáveis que terão que responder pelos desvios;
  3. Definir (de forma realista) quais os valores de comparação e os desvios aceitáveis;
  4. Estabelecer um meio de informar rapidamente o responsável para que ele possa atuar.

 

Considerações Finais

Um sistema eficiente de controlo de gestão nas empresas pode facilitar e melhorar os processos de tomada de decisão. A aplicabilidade de melhores práticas de gestão dependem essencialmente da estratégia, dos objectivos operacionais, das preocupações relativas ao negócio e dos aspectos que merecem uma monitorização mais atenta, variando por isso, de empresa para empresa.

É fundamente a tomada de consciência por parte dos gestores que a determinada altura, no decorrer do aumento da complexidade e sofisticação do negócio, outras práticas devem ser adotadas, e os processos de tomada de decisão serem feitos com outra propriedade. Ou seja, indiscutivelmente num contexto de melhor informação.

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