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Tem pequeno negócio e procura uma ferramenta para melhorar a gestão da sua empresa?

Está no lugar certo! Disponibilizamos-lhe a ferramenta de gestão de tesouraria que estava à procura.

Com este software consegue fazer o planeamento, controlo e gestão eficaz da tesouraria da sua empresa.

Nesta publicação irá entender quais as melhores práticas de manuseamento da ferramenta e aprender a usar o software para planear e controlar a tesouraria do seu negócio.

 

Saiba o que pode fazer com esta ferramenta

Esta ferramenta permite-lhe monitorizar os pagamentos e os recebimentos da sua empresa, antecipando eventuais problemas de tesouraria, trabalhando numa base diária no orçamento e gestão da tesouraria da sua empresa.

Confira os benefícios:

  • Acompanhe os pagamentos e recebimentos, saldos médios, o saldo final de tesouraria, etc;
  • Identifique problemas através de alertas automáticos, com parâmetros definidos pelo utilizador;
  • Analise o grau de risco dos recebimentos;
  • Analise o grau de urgência dos pagamentos;
  • Caracterize os atrasos dos pagamentos e recebimentos.

Importância do planeamento e gestão de tesouraria: conjunto de práticas de curto prazo que influenciam a saúde financeira da sua empresa ao longo do tempo.

A gestão diária das necessidades de tesouraria de uma empresa é uma tarefa de grande responsabilidade, sobretudo para manter um equilíbrio estável entre os recebimentos e pagamentos a diversas entidades.

Contudo, nem sempre é possível garantir a liquidez necessária.

Uma das vantagens deste software de gestão de tesouraria, é poder atempadamente, definir acções que evitem as rupturas de tesouraria.

Imagine que com esta ferramenta consegue identificar que em Outubro deste ano, vai ter necessidades de tesouraria extra, caso contrário não vai disponibilidade para assumir os seus compromissos.

 

De forma atempada poderá começar a preparar-se para falar com a banca, renegociar prazos de pagamento e recebimento, ou até mesmo reestruturar a sua empresa para antecipar o cenário negativo e munir-se das melhores condições para o enfrentar.

Como utilizar o software de Gestão de Tesouraria

Ao abrir a ferramenta, saltará à vista os campos de introdução de dados.

Nesta área deverá introduzir os “Inputs Gerais” e os “Inputs detalhados”.

Mas vamos por partes…

Inputs Gerais

Nos Inputs Gerais comece por definir a área de “pressupostos”.

Neste campo deverá introduzir o saldo inicial e definir moeda.

Em “alertas” definimos:

  • Necessidades financeiras fortes: isto é, um alerta para o ponderador em que os pagamentos são superiores aos recebimentos;
  • as necessidades financeiras urgentes, caso a sua tesouraria atinja o limite mínimo;
  • o ponderador que nós consideramos útil de alerta quando uma determinada percentagem associada ao total dos pagamentos e recebimentos críticos estiver a ser ultrapassada;
  • a definição de alertas para sempre que sejam ultrapassados os prazos médios.

 

Por fim nos “saldos” deverá definir os seus níveis de segurança e de conforto.

O saldo de segurança de tesouraria é o limite crítico, definido pelo gestor, abaixo do qual o saldo acumulado não deve descer, de modo a deixar alguma segurança para imprevistos ao gestor.

Por sua vez, o saldo de conforto de tesouraria é a zona onde a empresa opera confortavelmente, dispondo de meios para investir na sua atividade com capitais próprios, se assim o desejar.

Todos os campos preenchidos serão linhas orientadoras que servirão de comparação com dados atuais no “dashboard de decisão”.

Com base nos inputs definidos, receberá orientações práticas sobre o real estado da tesouraria da sua empresa, a 3 níveis:

  • Análise ao orçamento de tesouraria;
  • Caracterização dos prazos em atraso;
  • Estrutura de risco e pressão.

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Poderá explorar todas as funcionalidades do software mesmo antes de decidir.

Inputs Detalhados

Após a etapa inicial – introdução de “inputs gerais” – deverá começar a trabalhar nos “inputs detalhados”.

No fundo, nada mais do que a sua gestão e respectivo controlo diário sobre a sua tesouraria.

Nele deverá introduzir todos os movimentos da sua tesouraria, positivos ou negativos.

Existe combo box – “Tipo” – que o ajudará a melhor enquadrar a tipologia dos movimentos da sua tesouraria (Vendas, Serviços, Empréstimos, Compras, FSE´s, Estado entre outros).

Na coluna "pressão" poderá medir o impacto que determinada variável tem na sua tesouraria:

  • Elevado;
  • Médio;
  • Baixo.

As colunas “Prazo (dias)” e “Data de Vencimento” estão relacionadas, de acordo com a sua introdução dos prazos de recebimento ou pagamento.

Sempre que determinada data associada a um pagamento ou recebimento seja ultrapassada, terá alertas sobre o estado “atraso” e respetivo nº de dias associado a esse atraso.

Mediante o preenchimento da tabela, poderá visualizar através do “dashboard de decisão” a evolução gráfica do orçamento de tesouraria, relacionando o saldo de segurança e de conforto indicados com os saldos atuais.

Dashboard de Decisão

O “dashboard de decisão” é um interface interativo e intuitivo onde poderá acompanhar o orçamento da tesouraria da sua empresa com alertas sobre o estado da mesma.

O Dashboard tem como objectivo acompanhar:

  • Visualização gráfica do Orçamento de Tesouraria.
  • Mapa do Orçamento de Tesouraria.
  • Análise ao Orçamento de Tesouraria.
  • Caracterização dos Prazos em atraso.
  • Estrutura de Risco/Pressão dos recebimentos e pagamentos.
dashboard

As 5 áreas do “dashboard de decisão” servirão de auxílio à gestão da tesouraria da sua empresa:

Visualização gráfica do orçamento de tesouraria

Nesta componente apresentam-se dois gráficos. O primeiro faz a representação visual:

  • Saldo de segurança (Definido pelo utilizador).
  • Do saldo de conforto (Definido pelo utilizador).
  • Alertas - Sempre que o saldo final estiver acima do saldo de segurança (sinal verde), abaixo do saldo de segurança (sinal amarelo) e se for negativo (sinal vermelho).
saldo de tesouraria

O segundo gráfico tem por objectivo apresentar:

  • Total de recebimentos e pagamentos mensais;
  • Pagamentos mensais (média);
  • Recebimentos mensais (média).
Saldos médios de tesouraria
Análise ao orçamento de tesouraria

A análise ao orçamento procura dar a conhecer dois tipos de informação. A primeira apresenta os principais números do orçamento:

  • Valor do saldo final.
  • Total de recebimentos no horizonte temporal de 1 ano.
  • Pagamentos no horizonte temporal de 1 ano.
  • Nº de meses em que o saldo final foi negativo.
  • Meses em que o saldo final esteve abaixo do saldo de segurança.
  • Recebimentos em atraso (valor total).
  • Pagamentos em atraso (valor total).
tesouraria empresa

A segunda componente procura dar alertas em função de parâmetros definidos pelo utilizador:

  • Total dos pagamentos anuais for superior em x vezes os pagamentos.
  • Mês actual tem um saldo final inferior a x euros.
  • x% dos recebimentos tiverem uma probabilidade elevada de não serem cobrados.
  • x% dos pagamentos tiverem uma exigência elevada para serem pagos (ex.: EOEP, Empréstimos, Comunicações, etc..
  • Prazo Médio de Recebimentos (PMR) for superior a x dias.
  • Prazo Médio de Pagamentos (PMP) for superior a x dias.
situação tesouraria

Em função dos alertas pré-definidos, são sinalizados automaticamente (sinal vermelho) um conjunto de problemas.

Orçamento de Tesouraria

Nesta componente apresentam-se os dados do Orçamento de Tesouraria com maior detalhe:

  • Saldo inicial;
  • Recebimentos mensais de cada rubrica, pe: vendas, serviços prestados, outros rendimentos, desinvestimentos, etc;
  • Pagamentos mensais de cada rubrica, pe: salários, EOEP, compras, FSE, investimentos, etc;
  • Saldo final;
  • Risco associado aos recebimentos;
  • Pressão associado aos compromissos dos pagamentos.
dashboard orçamento de tesouraria
Caracterização dos prazos em atraso

Nesta componente caracteriza-se a informação relativa aos atrasos dos recebimentos e pagamentos.

Existe sempre um atraso quando a data de recebimento ou de pagamento não foi ultrapassada.

Pode-se visualizar a seguinte informação:

  • Prazo Médio de Recebimento (PMR);
  • Prazo Médio de Pagamento (PMP);
  • Valor e a % dos recebimentos/pagamentos em atraso relativamente a determinados intervalos de tempo (exemplo: atrasos à mais de 1 anos, atrasos à mais de 6 meses, etc.);
  • 5 maiores atrasos (valor e prazo) dos recebimentos;
  • 5 maiores atrasos (valor e prazo) dos pagamentos;
tesouraria - prazos em atraso
Estrutura de Risco/Pressão dos recebimentos e pagamentos

Nesta componente pode-se visualizar o nível de risco dos recebimentos e o nível de pressão dos pagamentos, permitindo que se caracterize todos os recebimentos e pagamentos previstos.

  • Risco – Probabilidade da Empresa não receber na data prevista um determinado valor.
  • Pressão – Nível de exigência associado aos pagamentos da empresa.

Em ambas as variáveis o utilizador pode atribuir uma avaliação qualitativa - Elevada, Média ou Baixa.

Estrutura de Risco e Pressão dos recebimentos e pagamentos

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Considerações Finais

Seja qual for a ferramenta que implemente, o importante é ter dois objetivos em mente:

  1. Rotinas de organização diária
  2. Planeamento, controlo e monitorização da tesouraria da sua empresa

O software de gestão de tesouraria da RCR obedece a esses dois objetivos permitindo-lhe que melhore processos e performance da sua empresa tendo como objetivo controlar o presente visando o futuro sustentável da tesouraria da sua empresa.

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