É Project Manager e sente que poderia organizar melhor o seu trabalho com um software de gestão de projetos?
Se sente que por vezes está a negligenciar determinados aspetos da gestão dos seus projetos é porque certamente não utiliza um software de gestão de projetos PMBOK.
Já ponderou os benefícios que esta ferramenta pode ter para si e para a sua empresa?
Não perca mais tempo a gerir os seus projetos por intuição ou com folhas de cálculo que não lhe levam a lado nenhum!
Desde a abertura até ao término do projeto, tenha tudo sob controlo.
A gestão de projetos não é linear.
Existem fatores, quer internos quer externos ao funcionamento de uma organização, que devem ser considerados para que o resultado final de um projeto tenha o sucesso esperado.
Adicionalmente...
- Primeiro, uma empresa que tem bem identificado os seus processos internos;
- Segundo, é conhecedora da sua área de negócio e respetivas particularidades;
- E por último, tem visão estratégica para alcançar determinados objetivos;
Deve procurar não só agir de forma empírica, com base na sua experiência passada, como também aprofundar conhecimento e métricas de análise provenientes de ferramentas próprias da gestão de projetos.
Apenas monitorizando é que se consegue cimentar processos de decisão.
É por isso importante realçar a importância que assume a integração do software de Gestão de Projetos PMBOK nos processos internos da sua empresa de forma a melhorar resultados.
Presentemente as empresas estão mais orientadas para ferramentas de gestão que auxiliam o trabalho dos gestores.
Pela nossa experiência, a procura de ferramentas de Gestão de Projetos tem sido crescente.
Mas mesmo assim, nem todos os gestores de projetos têm ferramentas à altura. É o seu caso?
As empresas não podem ficar “retidas” no tempo. É por isso importante a necessidade das organizações (e gestores) em alinhar as ferramentas de gestão com as necessidades do negócio e especificidades de cada projeto.
Benefícios para usar Software de Gestão de Projetos PMBOK
O PMBOK é um guia de referência e de orientação de profissionais sobre a Gestão de Projetos, onde são apresentadas e consolidadas informações de boas práticas para a execução de um projeto, independentemente do Software de Gestão de Projetos utilizado.
Desta forma, para o PMBOK, o sucesso de um projeto é medido em termos da sua conclusão.
Conclusão dentro das restrições do âmbito, tempo, custo, qualidade, recursos e riscos, conforme aprovado entre os gestores de projeto e as equipas de gestão.
A organização de projetos dentro de uma empresa e a gestão de equipas
Tendo uma organização mais do que um projeto a decorrer e/ou a implementar, torna-se difícil a gestão sem uma base de suporte comum.
Esta base de trabalho deve estar acessível a todos os seus intervenientes de forma a garantir uma padronização de indicadores e conferir a devida agilidade no tratamento dos processos.
Um software de gestão de projetos confere essa possibilidade: como base num suporte acessível, ao desenvolvimento, à organização e à gestão de projetos, não só para o gestor do projeto, mas também para toda a equipa, acabando por se tornar numa tarefa mais facilitada.
Do planeamento à execução
Quando não se tem um este tipo de ferramentas, dificilmente se pode verificar a evolução do projeto em tempo útil.
Esta monitorização permite evitar eventuais riscos associados, como a (re)distribuição de tarefas, milestones criados/realizados/por realizar, entre outras questões pertinentes.
Nada como um software de gestão de projetos que confira uma visão global do estado do projeto.
Por exemplo:
- Identificar milestones já atingidos ou por atingir;
- Análise de riscos e dificuldades encontradas/ultrapassadas ou por ultrapassar;
- Painel de projeto que confira um suporte colaborativo entre toda a equipa;
- Entre outras funcionalidades...
Existem ferramentas de gestão de projetos poderosas que não requerem conhecimentos avançados de Gestão de Projetos!
Atualização permanente do projeto e a comunicação entre os membros da equipa
Nada como o conhecimento em tempo real do estado e progresso dos projetos.
Um software de gestão de projetos PMBOK confere essa mesma possibilidade de visualização, permitindo o respetivo controlo.
Desta forma, não só permite que todos os intervenientes visualizem a situação atual do andamento do projeto, que pode conduzir a uma maior motivação, esforço e empenho, como também permite a comunicação em tempo útil de alguma necessidade de ajuste.
O acompanhamento constante de resultados
Através de múltiplas funcionalidades, nomeadamente:
- a possibilidade de coordenação de pessoas e outros recursos para a realização do que foi planeado;
- o controlo mediante monitorização e avaliação do seu progresso;
- tomada de ações corretivas quando necessárias;
Contribui para uma gestão melhorada e benéfica de forma a assegurar que os objetivos do projeto estão a ser atingidos e/ou se existe a necessidade de melhorar/aperfeiçoar, no caso da existência de desvios face ao planeado.
Através da ferramenta de gestão de projetos, é possível a visualização dos recursos afetos a determinadas tarefas e a sua respetiva situação, de forma prática e simples, através de gráficos de Gantt.
A qualidade e o encerramento do projeto
Será importante referir que, realizar o controlo da qualidade nas suas várias etapas, faz parte integrante de uma boa gestão de projetos.
Um software de gestão de projetos permite de igual forma a análise de tendências que podem ser realizadas com a utilização de gráficos de execução, bem como o controlo de custos e orçamentos bem como prazos associados ao projeto.
Por isso, conduzir a gestão de projetos de forma organizada é um momento fundamental.
Estas ferramentas não só agilizam processos, como também salvaguardam todo o histórico, ficando o mesmo disponível para aprendizagens futuras.
Desta forma, a formalização do seu encerramento garante a aceitação final das entregas, a avaliação e aceitação do desempenho do projeto, o seu sucesso ou fracasso.
Considerações Finais
Na prática, um Software de gestão de projetos PMBOK só traz benefícios para os Project Managers e empresas.
Primeiro, otimiza o processo de gestão de projetos. Segundo, permite agilidade, dinamismo e produtividade. Por último, estimula a comunicação e colaboração de todas as partes envolvidas.
Por estas razões, vale a pena as empresas tomarem consciência da adoção deste tipo de ferramentas de forma a evitar surpresas, antecipar situações desfavoráveis, agilizar as decisões, melhorar continuamente os projetos, expandir a comunicação, definir as projeções de necessidades de recursos bem como fornecer um mecanismo para medição do desempenho.
Existem ferramentas pensadas para PME´s, é só uma questão de prestar atenção 😉
