Elaborou o orçamento da sua empresa? Foque-se nele novamente. Saiba qual a importância da revisão orçamental neste contexto
Quando grandes incertezas pairam sobre as empresas, seja por motivos internos ou externos, é quando devemos reavaliar as nossas metas de negócio e como consequência, proceder a ajustes e à revisão orçamental da nossa empresa.
Construção do orçamento da empresa
Anualmente, como boa prática que que se deve ter, o orçamento da empresa é elaborado, perspetivando metas para o negócio concretizar no ano seguinte.
Como não existe ainda a capacidade de anteciparmos o futuro, resta-nos enquanto gestores, definir metas realistas e concretizáveis, com base no conhecimento profundo que temos sobre a nossa empresa, atividade e setor. A construção de um “orçamento base”.
Adicionalmente, porque eventos não previstos podem ocorrer, podemos (e devemos) definir duas variantes do orçamento – uma visão negativa e outra positiva – ou então trabalhar a análise de sensibilidade do orçamento base.
Independentemente disso, como boa prática, sempre que necessário devemos proceder à revisão do orçamento. Por 2 razões:
- Assumimos que ultrapassamos em larga escala os nossos objetivos cedo de mais e, portanto, há que estipular novos targets (mais e melhor);
- Ou então, ocorrendo eventos negativos, reformulamos objetivos e mantemos o orçamento sempre do ponto de vista do que pode ser concretizável e realista.
Num cenário de crise empresarial devido ao encerramento/suspensão da atividade, quebra nas cadeias de fornecimento, cancelamento de encomendas e dificuldades de tesouraria, torna-se imprescindível olhar para o nosso orçamento.
- Em primeiro lugar, analisar o que fizemos até agora;
- Em segundo lugar, analisar impacto da estagnação da atividade já para este mês;
- Por último, efetuar a revisão do orçamento, e considerar medidas de contingência.
Análise de Desvios
Sobre o primeiro e segundo ponto atrás mencionados, abordamos um conceito muito importante no controlo orçamental das empresas – a análise de desvios.
A análise de desvios é feita quando compara dados reais com os dados que projetou.
É importante ter a contabilidade “em dia”. A informação que obtém referente aos dados reais da sua empresa é-lhe disponibilizada pelo seu contabilista.
Quanto mais rápido tiver os dados da contabilidade (SAFT), mais rapidamente efetua a análise de desvios e, consequentemente, toma medidas corretivas de forma mais célere.
Alguns benefícios da análise de desvios:
- Em primeiro lugar, como já foi referido, trata-se de um procedimento chave para comparar o desempenho projetado com o atual da empresa;
- Segundo lugar, proporciona uma visão mais detalhada sobre como os níveis de atividade influenciam os gastos, permitindo um controlo mais efetivo dos mesmos;
- Em terceiro lugar, a análise de desvios serve para reforçar a componente analítica dos seus relatórios de gestão;
- Por último, confere mais capacidade para aferir ineficiências e desperdícios que possam acontecer no seu negócio.
Revisão Orçamental
Do ponto de vista interno de uma empresa, a revisão orçamental pode ocorrer devido a necessidades de gestão.
É quando devemos reformular as estimativas do orçamento inicial.
No que diz respeito a considerar e saber lidar com as medidas de contingência a aplicar na sua empresa para contornar cenários de pressão, terá que pensar estratégico.
Deverá, por exemplo, redefinir objetivos de vendas, de produção, quais os meios financeiros necessários para atingir objetivos, ou então determinar quais as necessidades de financiamento da sua empresa.
O orçamento da sua empresa deverá ser flexível o suficiente de forma a reconhecer novas necessidades/exigências e prioridades ao longo do tempo.
Se o orçamento das empresas é visto como uma ferramenta de planeamento, então o orçamento deverá expressar a sua estratégia para ultrapassar um cenário de crise.
É importante, nesta altura, que trabalhe com uma ferramenta de gestão que o auxilie a gerir o orçamento da sua empresa.
Benefícios em elaborar orçamentos (os mesmos aplicam-se em relação às revisões)
Voltamos a referir que o exercício de construção/revisão do orçamento potencia a sua análise sobre a evolução da sua empresa.
- Foca-se nos objetivos a atingir tanto a curto como a médio/longo prazo;
- Proporciona análise comparativa entre resultados reais e metas estipuladas;
- Providencia indicadores relevantes para tomadas de decisão;
- Melhor afetação de recursos e coordenação das operações;
É, portanto, relevante deduzir que o orçamento tanto é um instrumento de planeamento, como de decisão e consequentemente, de ação. (Planear – Monitorizar – Agir)
Considerações finais
Em primeiro lugar, é importante pensar em elaborar o orçamento da nossa empresa, tendo como base a definição de objetivos realistas.
Em segundo lugar, após a elaboração do orçamento, é muito importante a sua revisão periódica – monitorização. Através do foco constante em analisar a performance da nossa empresa, comparando dados reais (da contabilidade) com as metas que inicialmente estipulamos, estamos a efetuar a análise de desvios.
A análise de desvios proporciona um sentido prático e de ação, na medida em que se estamos “fora” dos objetivos delineados, podemos reagir e tomar medidas corretivas.
Em terceiro lugar, na eventualidade da presença de cenários adversos, independentemente de terem sido causados por fatores internos ou externos, o nosso orçamento pode (e deve) ser alvo de revisão – revisão orçamental.
Referimos este aspeto como uma boa decisão de gestão, pois só assim irá permitir pensar estratégico sobre a sua empresa, reafectar recursos, redefinir necessidades e objetivos, sempre com o pressuposto de que são alcançáveis.
É igualmente importante dispor de uma ferramenta de gestão orçamental. Um software que lhe permita executar planeamento, elaboração/revisão do orçamento, análise económica e financeira da sua empresa em qualquer momento, disponibilizando dashboards de decisão.
Por último, este apoio também pode ser dado pelo seu contabilista certificado.
Por norma, a escalabilidade do serviço de contabilidade para empresas que têm necessidades de gestão mais exigentes, acaba por se focar no controlo orçamental (isoladamente) ou controlo de gestão (modelo integrado de informação), proporcionando aos gestores um contexto de mais e melhor informação sobre a empresa, para melhorar processos de decisão.
A inexistência do controlo orçamental, limita o planeamento e o seu nível de atuação de forma a concretizar os seus objetivos de negócio.
