Quer mais proximidade à gestão da sua empresa? Saiba como um Gabinete de Contabilidade pode ajudar.
Um gabinete de contabilidade deve ser um dos principais impulsionadores do crescimento do seu negócio.
Quando falamos em fazer crescer o seu negócio, referimo-nos à capacidade em fazer gerar melhores práticas de gestão e preparar a sua empresa para uma melhor atuação com todas as partes interessadas.
O papel da contabilidade nas empresas, além de toda a vertente transacional de serviço, é estar próxima da gestão, apoiando o empresário em diversos contextos de decisão.
Fazer da contabilidade uma ferramenta de gestão! Esta deve ser a missão.
A importância da contabilidade para as empresas
Antes de abordarmos aspetos de valor acrescentado que um gabinete de contabilidade pode apresentar aos seus clientes de forma a tornar a sua proposta de valor diferenciada, comecemos pelo enquadramento dos três pilares base dos serviços de contabilidade.
- Contabilidade;
- Processamento Salarial;
- Declarações Fiscais.
O mínimo exigível é que estas componentes sejam tratadas com rigor absoluto.
Mas mesmo neste patamar “mínimo” de serviço é possível ter uma abordagem personalizada e de valor. Ora vejamos:
Contabilidade
A longevidade do gabinete de contabilidade no setor reflete, de certa forma, um padrão de serviço de qualidade aos seus clientes.
Procure referências sobre determinada empresa e certifique-se da sua experiência em trabalhar com empresas do mesmo setor de atividade do seu negócio.
Outro aspeto que deve validar é a dinâmica de relacionamento com os clientes. Ou seja, até que ponto é possível relacionar-se com a contabilidade mesmo que à distância.
Este é um aspeto que cada vez mais os empresários valorizam – perder cada vez menos tempo com coisas assessórias.
Portanto, confira se lhe são apresentadas ferramentas online que permita trabalhar a sua contabilidade, mesmo não estando na sua empresa, e sem se deslocar desnecessariamente ao gabinete de contabilidade.
Por último o preço da avença de contabilidade deve ser ajustado à realidade da sua empresa. Isto é, à medida que a sua empresa cresce, deve também aumentar as opções dos serviços de contabilidade que possam ser apresentados.
Processamento de Salários
O processamento salarial é uma área onde efetivamente as empresas têm mais necessidades e são acompanhadas em termos de serviço.
Aquilo que um gabinete de contabilidade deve salvaguardar aos seus clientes, além do correto processamento dos vencimentos, é o envio dos respetivos ficheiros para Segurança Social e Autoridade Tributária disponibilizando posteriormente as respetivas guias para pagamento de impostos e contribuições.
Este é o ciclo “normal” de serviço e que se renova mensalmente. Pura e simplesmente trabalho administrativo.
Mas como acrescentar valor nesta área?
Dois temas que são frequentemente abordados com clientes:
- Candidaturas a Incentivos ao Emprego;
- Benefícios Extra Salariais.
Mais uma vez, esta aproximação à gestão da empresa, agora na vertente de RH, é muito valorizada pelos empresários.
Deve-se incutir uma abordagem sempre focada nos benefícios quer para as empresas quer para os seus colaboradores.
Declarações Fiscais
Sabemos que o tratamento de impostos é um aspeto muito importante para as empresas. Um primeiro patamar de avaliação da qualidade de serviço que é prestado.
Contudo, os serviços de fiscalidade não devem estar somente direcionados para o cumprimento das obrigações declarativas e fiscais.
Mais do que a entrega das declaração fiscais da empesa, deve ser fornecida informação atempada sobre impostos a pagar para que os empresários possam planear adequadamente ciclos de tesouraria.
Portanto, mais uma vez fica evidenciado que o trabalho de um gabinete de contabilidade deve ir além de tarefas redutoramente administrativas.
Por um lado o cumprimento rigoroso de prazos e a capacidade de antecipação é importante. Por outro, a necessidade de consultoria fiscal que é frequentemente solicitada.
É recorrente serem analisados aspetos relacionados com a operacionalidade da empresa na sua relação com diversos mercados, com incentivos fiscais e planeamento de ações de investimento.
Este trabalho não só possibilita uma análise continua e assertiva do ponto de vista fiscal, globalmente falando, como pode possibilitar a definição de um plano de ação em áreas específicas como a aplicabilidade de benefícios, análise de componente extra salarial, etc.
Criar contextos de decisão eficientes em diversos quadrantes de decisão e informados do ponto de vista fiscal, é o objetivo.
Que serviços de contabilidade de valor acrescentado pode-se apresentar às empresas?
Quando falamos em “serviços chave” que um Gabinete de Contabilidade pode oferecer aos seus clientes referimo-nos a serviços personalizados, de acordo com as necessidades da empresa, direcionados para boas práticas de gestão e facilitadores de melhores processos de decisão.
Resumidamente, mais e melhor informação para o empresário, mais acompanhamento e vertente consultiva, de forma a acrescentar valor à base de serviços apresentada.
Reconhecemos que esta deve ser uma abordagem não somente direcionada para empresas de maior dimensão, mas sim para a grande generalidade das empresas.
1. Relatório de Gestão
O relatório de gestão entregue ao cliente mensalmente deve ser uma das condições imprescindíveis para justificar o investimento que o empresário faz nos seus serviços de contabilidade.
A questão é, se o formato apresentado acrescenta ou não valor para o gestor.
Frequentemente é apresentado a típica demonstração financeira (balancete, balanço, demonstração de resultados). Peças importantes claro, mas normalmente é identificado pelos empresários como algo que não confere grande sentido acionável.
Aquilo que se procura são pontos de situação da evolução da empresa mais orientados para a gestão, impulsionadores de uma melhor abordagem em diversos contextos, entregues assiduamente.
O foco deve ser mais controlo de gestão. Ou seja, analisar continuamente diversos indicadores de desempenho tanto na vertente económica como financeira.
Os benefícios são diversos. Contextualizamos da seguinte forma:
Análise de Desvios
Comparando o desempenho real da empresa com as projeções realizadas inicialmente, permite avaliar a performance da empresa além de potenciar a implementação de medidas corretivas, se necessário.
Ter um sentido crítico perante o negócio, estando a atividade além ou aquém das expectativas geradas, é sempre útil na medida em que as metas e projeções poderão ser sempre alvo de revisão, nos melhores e piores cenários.
Uma abordagem ativa na gestão da empresa revela-se sempre mais profícua comparativamente ao cenário inverso.
Diagnóstico Económico e Financeiro
O diagnóstico económico e financeiro de uma empresa assume grande relevância num contexto empresarial cada vez mais competitivo volátil.
A análise de indicadores económicos e financeiros abre caminho para a tomada de decisões, sejam de carácter operacional, de investimento ou de financiamento, por parte dos empresários para as suas empresas.
A razão pela qual é necessário uma análise completa da situação económica e financeira prende-se com o facto de lhe proporcionar uma visão realista do desenvolvimento do seu negócio, permitindo diagnosticar e atuar em tempo útil e devidamente informado para projetar o futuro.
Planos de Reestruturação
Procedendo à análise de diversos indicadores de gestão, é possível ir monitorizando a atuando preventivamente para eventuais cenários adversos.
É sempre relevante prevenir a capacidade da empresa em cumprir com as suas obrigações futuras uma vez que cenários de insolvência (e consequência falência) não ocorrem num momento específico.
Vão sempre existindo contextos internos e externos que se traduzem em sinais de alerta, que indicam o agravamento da situação económica e financeira da empresa.
É preciso identificá-los, monitorizá-los e por em prática planos de reestruturação se necessário.
Processos de Negociação com a Banca
Consideramos sempre interessante ter uma metodologia de monitorização da performance da empresa orientada para uma análise de risco.
De resto, este é o procedimento à qual a sua empresa está sujeita sempre que recorre a bancos ou outros parceiros externos para obter financiamento ou levantar capital, seja esta necessidade de liquidez orientada para o curto prazo ou para algo mais estrutural como o arranque de investimento produtivo.
Portanto, estamos em crer que quanto melhor for a sua abordagem em termos de monitorização da empresa, mais profissionalizada e fácil fica a sua relação com parceiros externos.
Em resumo, no que toca aos relatórios de gestão, um gabinete de contabilidade deve salvaguardar a qualidade da informação que disponibiliza aos clientes, a relevância para o empresário à medida das suas necessidades e orientação para a gestão, assim como a entrega em tempo útil.
2. Gestão Orçamental
Um gabinete de contabilidade pode dar assessoria aos seus clientes na vertente orçamental das empresas.
Por um lado, as práticas ao nível da gestão orçamental podem passar pela elaboração do orçamento da empresa anualmente (projeção de rendimentos, compras, FSEs, Gastos com Pessoal, construção de demonstrações financeiras previsionais…) e futura monitorização mensal e respetiva análise de desvios.
Deve ser visto como algo imprescindível em termos de gestão e planeamento e deve funcionar como mais uma ferramenta de gestão no apoio às suas decisões.
Por outro lado, também pode atuar especificamente no âmbito do orçamento de tesouraria.
Desta forma oriente decisões com base nos pressupostos inicialmente definidos, saldos de segurança, prazos de recebimento e pagamento.
Defina uma base comparativa. Ou seja, sempre que faz as projeções, estas sejam comparáveis com os resultados reais (análise de desvios).
Antecipe alturas de maior pressão na tesouraria e tome medidas corretivas. Por exemplo, renegociar prazos de vencimento.
Mais capacidade de planeamento, já que consegue antecipar as necessidades de fundo de maneio. Também no cenário inverso, na medida em que conseguirá perspetivar com maior assertividade o que fazer com excedentes de tesouraria.
Em suma, estabeleça os seus objetivos anuais com a devida antecedência, assim como os de curto prazo, e mantenha-os debaixo de olho com rotinas mensais.
Estas são práticas de gestão que não só permitem melhorar a sua abordagem estratégica ao negócio como a manter os seus indicadores controlados.
3. Assessoria Fiscal
No que toca à vertente de impostos, é importante um gabinete de contabilidade definir uma base de trabalho que acompanhe as mudanças legislativas e fiscais e que garanta que as empresas estejam sempre em conformidade.
É importante ajudar as empresas a posicionarem-se da melhor forma perante as complexidades de tributação quer no âmbito nacional quer internacional.
No que toca a pensar estrategicamente em relação à vertente fiscal, atua-se diligentemente na adoção de práticas corretas e na identificação de oportunidades para a empresa reduzir a sua carga fiscal.
Exemplos de como a contabilidade pode atuar junto dos seus clientes:
Imposto IRC
Análise contínua e preventiva para minimizar impactos fiscais decorrentes da atividade da empresa em imposto IRC.
Uma vertente do relatório de gestão pode incluir simulações periódicas de fecho do exercício contabilístico.
Atuar preventivamente, possibilita a tomada de medidas atempadas de forma a reduzir impostos a pagar.
Benefícios Fiscais
Os benefícios fiscais estão tipicamente direcionados quer para o investimento produtivo quer para a capitalização das empresas.
Em ambos os casos, é fundamental um trabalho na vertente fiscal que se prende com a identificação de oportunidades associadas a incentivos.
Relevante tanto num cenário em que se analisa cenários de investimento como em dotar as empresas de maior solidez de capitais próprios.
O trabalho a este nível, além da identificação de oportunidades, possibilita equacionar cenários para cálculo de benefícios e validar a viabilidade dos mesmos.
Recursos Humanos
Um gabinete de contabilidade tem que ir mais além das rotinas exclusivas do processamento salarial.
Cada vez mais é solicitado vertente consultiva associado aos benefícios extra salariais.
Neste ponto em concreto, as empresas procuram aumentar a sua capacidade para captação e retenção de talento, ao mesmo tempo que procuram cenários eficientes do ponto de vista fiscal tanto para elas próprias como para os colaboradores.
Resumidamente, ser claro o custo/benefício da adoção de determinadas medidas em detrimento de outras.
A contabilidade pode ser o parceiro certo no apoio à gestão na vertente de RH.
Imposto IVA
Uma assessoria fiscal direcionada para IVA é tão relevante para empresas que estão prestes a iniciar a atividade como para empresas já estabelecidas.
Ter continuamente um entendimento claro de como a atividade deve operar em matéria de imposto de IVA, nomeadamente a nível das regras de localização e tributação da atividade desenvolvida com outros países, dentro e fora da União Europeia, dedução e liquidação de IVA, etc, é o garante do cumprimento legal das obrigações fiscais evitando penalidades financeiras.
Em diversos cenários as empresas podem ter direito a créditos fiscais de IVA que podem ser recuperados. É conveniente ser-se diligente neste aspeto de forma a evitar cenários onde não são aproveitados.
Um gabinete de contabilidade zeloso no acompanhamento fiscal confere uma vantagem competitiva que não deve ser subestimada. A contabilidade potencia valor para as empresas.
4. Programas de apoio ao investimento
O apoio nas candidaturas a sistemas de incentivo é claramente outra solução que os gabinetes de contabilidade podem apresentar aos seus clientes.
Uma componente de serviço complementar e de elevado valor para os empresários.
Quando se faz referência à aproximação que a contabilidade deve ter face à gestão das empresas, este é mais um exemplo claro de um nível de atuação que proporciona isso mesmo.
Trabalha-se em simultâneo quer a identificação de oportunidades, quer a visão/plano de investimento e crescimento existente do lado do cliente.
Este trabalho conjunto possibilita tanto uma boa filtragem de programas viáveis, como um dosear de expectativas naquilo que é o aproveitamento dos incentivos financeiros disponíveis.
A outro nível, é importantíssimo um acompanhamento eficiente da candidatura para que não haja qualquer constrangimento a nível da libertação de verbas.
Elaborar candidaturas a programas de incentivo e enquadrar os investimentos nos benefícios fiscais disponíveis é valor agregado que um gabinete de contabilidade pode oferecer aos seus clientes. Esta multidisciplinaridade permite centralizar atividades e garantir um serviço mais completo e eficiente.
Considerações Finais
Um gabinete de contabilidade pode oferecer uma ampla gama de serviços de valor acrescentado que ajudam os empresários a gerir melhor os seus negócios – melhores práticas de gestão.
Torna-se evidente a relevância dos serviços de contabilidade para as empresas, independentemente da dimensão e setor de atividade, na medida em que se propõe fazer uma clara aproximação a gestão.
Esta maior proximidade traduz-se na capacidade de se colocar com maior propriedade no apoio a contextos de gestão da empresa, apresentando soluções tanto para níveis de atuação mais ágeis como para a identificação de problemas e oportunidades de melhoria.
Identifica-se três áreas que os gabinetes de contabilidade podem ser determinantes:
Primeiro, na melhoria da informação de gestão e melhores práticas de gestão. Dar um passo em frente em termos de qualidade de indicadores que se apresenta aos gestores assim como a implementação de rotinas orçamentais. Dois pontos fulcrais que fomentam práticas de monitorização e ações corretivas, além de se trabalhar na melhoria continua da empresa.
Depois, na vertente impostos, proporcionar um ambiente onde além de cumprir rigorosamente com as obrigações fiscais, cria-se uma base de trabalho estratégica ao nível de mais eficiência fiscal e planeamento.
Por último, uma atuação no “eixo” de investimento. O impulsionador do crescimento das empresas, onde se ajuda as empresas a obterem recursos financeiros adicionais para impulsionarem o seu plano de desenvolvimento.
Costumamos referir vezes sem conta que a contabilidade deve ser utilizada como uma ferramenta de gestão. Hoje, mais do que nunca, esta afirmação faz sentido para as empresas.
Quem é a RCR Contabilidade
Somos um Gabinete de Contabilidade em Matosinhos (Porto) fundado em 1992. Contamos com +200 clientes espalhados por todo o País.
Conduzimos a relação com os nossos clientes de forma a apresentar uma proposta de valor e serviços de contabilidade setorial pois acreditamos que, além de cada empresa ter as suas próprias exigências, cada setor de atividade merece um apoio especializado.
A nossa missão é clara: ser rigorosos e próximos da gestão das PMEs através do apoio constante da nossa equipa de Contabilistas Certificados.
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