É possível melhorar a gestão da empresa com contabilidade em Outsoursing?
A contabilidade em outsourcing foca-se essencialmente em melhorar continuamente serviços associados às empresas.
Procure externamente serviços de contabilidade especializados, com forte proximidade à gestão, que signifique potenciar metas em termos de desempenho e entrega de serviço assim como inputs valiosos para tomadas de decisão.
Focamo-nos na criação de valor pois significa um passo em frente naquilo que são seguramente as suas exigências e necessidades crescentes da sua empresa em termos de serviços mais integrados.
A qualidade do apoio à gestão que tem por parte do seu contabilista certificado é determinante para a longevidade na relação que se estabelece entre ele, você empresário e a sua empresa.
Contabilidade em Outsourcing, para quem?
Tipicamente são pequenas ou médias empresas que a determinada altura podem ser confrontadas:
Por um lado, com a saída de recurso humano interno, considerarem o timing certo para procurar alternativas externas.
Por outro, considerar custo/benefício de externalizar serviço, visando reestruturação de dinâmicas internas de trabalho, procurando serviços especializados e multidisciplinares.
Estas são empresas que atingem dimensão e sofisticação de negócio que pressupõe a entrega de serviços dedicados com objetivos de potenciar práticas de gestão diretamente associadas à informação e metas de serviços estabelecidos com a contabilidade.
O objetivo desta publicação serve para salientar alguns aspetos que deve procurar validar antes de avançar para a contratação de um serviço de contabilidade 100% em outsourcing, ou numa situação mais “hibrida”, onde haja uma simbiose estreita entre rotinas departamentais internas e serviço externo.
Quais os aspetos a ter em conta na contratação de serviços de contabilidade em outsourcing?
Respostas a esta questão dependem do contexto ou exigências de cada empresa.
As empresas procuram serviços especializados quer na vertente da contabilidade, quer fiscal. A área de recursos humanos, nomeadamente processamento de salários, pode ser também uma necessidade, dependendo se a empresa tem departamento próprio ou não.
Mas focando essencialmente na vertente contabilística e fiscal, as empresas buscam transformar o apoio contínuo nestas áreas em suporte para melhor controlo de gestão e processos de decisão mais eficientes, servindo diversos interlocutores (administradores/gerentes, diretor financeiro, controller…).
Setor de Atividade
Um primeiro aspeto que pode procurar validar é a adaptabilidade da Empresa de Contabilidade ao seu setor de atividade. Por outras palavras, se acompanham clientes com necessidades semelhantes à sua empresa em termos daquilo que é a própria dinâmica de negócio.
Este dado, não sendo propriamente um indicador crítico que faça com que exclua determinadas opções, pode fazê-lo projetar se determinada empresa tem a dinâmica necessária para acompanhar as suas solicitações tendo em conta o setor, exigências da atividade operacional e dimensão da empresa.
Software de Gestão
Outro dado relevante, sendo este imprescindível validar, é experiência na utilização de Software de Gestão semelhante ao seu.
É frequente ser necessário a contabilidade em outsourcing ser executada dentro de portas, através do ERP da própria empresa, por uma questão de interligação de dados para a gestão, integração automática de diários, existência de centros de custo com critérios de imputação em curso, etc.
Valide se este dado é um handicap para o escritório de contabilidade que está a contactar. No momento de arrancar com os serviços este é um detalhe muito importante para não haver perdas de tempo nem atrasos na continuidade do serviço.
O facto da contabilidade ser executada inhouse, pressupõe uma maior proximidade à gestão e melhor conhecimento de aspetos operacionais da empresa que impactam positivamente entendimentos sobre determinadas matérias e práticas contabilísticas.
KPIs Serviços Contabilidade
Algo que baliza bem a exigência de ambas as partes (empresa e contabilista) para para que a relação de mantenha duradoura, é a definição indicadores (metas) associados ao serviço de contabilidade para que possam ser monitorizadas e alvo de avaliações periódicas.
Por exemplo, no ciclo mensal de serviço, até que data deve ser fechado determinado mês com conferência de contas para avançar com relatório de gestão?
Estes timings são importantes porque a última coisa que vai desejar são atrasos na contabilidade que enviesam análises do desempenho da empresa. Entenda-se, analisar resultados com grande delay face ao presente.
Outro exemplo está associado ao encerramento anual de contas. Até que mês deve ser cumprido de forma que o trabalho do Revisor Oficial de Contas (se aplicável) não fique comprometido.
Report Mensal
Por último salientamos a importância do relatório de gestão. Por outras palavras, até que ponto este é verdadeiramente diferenciador e relevante no contexto de gestão da própria empresa.
O que se pretende no apoio à gestão a este nível é fornecer-lhe indicadores de gestão assíduos e acionáveis. Isto é, que proporcionem internamente análise de desvios (real vs. projeções), diagnósticos económicos e financeiros, adoção de medidas corretivas e criação de planos de reestruturação se necessário, planeamento de investimentos e preparação de processos de negociação com a banca onde já fornece uma análise da sua empresa muito orientada para a análise de risco que vai ser alvo, etc.
Assessoria Fiscal
O ambiente de negócios das empresas está cada vez mais complexo. Proporcional ao maior o volume de operações, é a necessidade de assessoria fiscal de forma contínua.
Mais do que o tratamento das declarações fiscais com rigor absoluto, é imprescindível que tenha um acompanhamento contínuo e próximo por parte serviço de contabilidade em outsourcing na vertente fiscal da sua empresa.
Tenha um serviço de contabilidade e fiscalidade orientado para o planeamento e eficiência das suas tomadas de decisão.
Imposto de IVA
Tenha continuamente um entendimento claro de como a atividade deve operar em matéria de imposto de IVA, nomeadamente a nível das regras de localização e tributação da atividade desenvolvida com outros países, dentro e fora da União Europeia, dedução e liquidação de IVA, etc.
Recursos Humanos
É importante, antes de tomar qualquer decisão, que seja efetuada uma análise aos benefícios extra salariais que são geralmente adotados nas PME, quais as vantagens, tanto para a empresa como para os colaboradores.
Benefícios Fiscais
Identificação de oportunidades associadas a benefícios fiscais, assim como cálculo e implementação dos mesmos. Usufrua de deduções à coleta, dependendo de critérios de elegibilidade, com impactos positivos ao nível do pagamento de IRC.
Imposto IRC
Análise contínua e preventiva para minimizar impactos fiscais decorrentes da atividade da sua empresa. Como complemento aos resultados mensais obtenha simulações periódicas de fecho do exercício contabilístico.
Como se operacionaliza o Serviço de Contabilidade em Outsourcing?
Executar o serviço de contabilidade inhouse (na sua própria empresa), sendo este um pressuposto frequentemente solicitado, é operacionalizado, a grande maioria das vezes, deslocando-se uma equipa para execução e responsabilização da contabilidade assim como para coordenar e supervisionar os processos internos associados à contabilidade.
Alternativamente, ao fazer um aproveitamento de profissionais da contabilidade qualificados dentro da própria estrutura da empresa, poderá ser efetuado somente a supervisão e responsabilização.
Considerações Finais
A proposta de valor a apresentar a empresas com estas necessidades é demonstrar como um serviço de contabilidade externo pode ser uma extensão da própria empresa.
Integrando plenamente o serviço nas rotinas internas da empresa pressupõe que haja uma aproximação à gestão, maior entrosamento com o ambiente operacional da empresa, tornando a contabilidade como uma verdadeira ferramenta de gestão.
Com a constante evolução do ambiente de negócios, tornando-se mais complexo pelas constantes alterações fiscais e até mesmo no que diz respeito a rotinas contabilísticas, a avaliação da contratação se serviço de contabilidade em outsourcing deve ser criteriosa.
Deverá avaliar se terceirizando serviços críticos numa entidade externa permitirá mais foco no negócio e potenciar melhor ambiente de apoio à gestão e decisão, mais eficiência interna em termos de dinâmicas de trabalho e se o retorno deste investimento se revelará profícuo em termos da imparcialidade, dinamismo e rigor que espera obter em relação ao serviço de contabilidade.
Quem é a RCR Contabilidade?
A RCR Contabilidade, fundada em 1992, está localizada em Matosinhos e conta com um portefólio de +200 clientes espalhados por todo o País.
Conduzimos a relação com os nossos clientes de forma a apresentar uma proposta de valor e serviços de contabilidade setorial pois acreditamos que, além de cada empresa ter as suas próprias exigências, cada setor de atividade merece um apoio especializado.
A nossa missão é clara: ser rigorosos e próximos da gestão das PMEs, através do apoio constante da nossa equipa de Contabilistas.
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O texto “Contabilidade em Outsourcing” é meramente informativo e não constitui nem dispensa a consulta ou apoio de profissionais especializados.
