Contabilista Online

Contabilidade Online, será o serviço de valor acrescentado que procura para a sua empresa? Ou falamos de contabilidade à distância?

Um Contabilista Online será a situação ideal para o apoio à gestão do seu negócio? Ou procura atributos de serviço assentes no rigor e proximidade mesmo que o contabilista tenha que se relacionar consigo à distância?

A contabilidade online é mesmo isso. Assumir que o nível de atuação de uma empresa de contabilidade para com os seus clientes é global, independentemente da sua geografia.

Temos uma máxima: que os nossos clientes estejam exclusivamente focados em fazer crescer os seus negócios.

A forma dos nossos clientes gerirem as suas empresas mais facilmente e com menos preocupações, em parte, é proporcionado por Serviços de Contabilidade dinâmicos e flexíveis.

Por outras palavras, assumir que independentemente do nosso escritório estar situado em Matosinhos e você em qualquer parte do País, existem atributos que permitem uma boa relação com a sua contabilidade.

Eficiência, agilidade e proximidade no apoio à gestão. É disto que falamos. 

Para concretizar este objetivo temos que ser diferenciadores. Ou seja, possibilitar que se relacione com a sua contabilidade (online) sem as rotinas conservadoras de outros tempos.

 

Contabilidade à distância, o que esperar.

Frequentemente somos confrontados pelos clientes que querem relacionar-se com a contabilidade à distância.

Por um lado por imposições geográficas, por outro, porque simplesmente assim pretendem que o seja.

Nesse sentido, é preciso garantir que mesmo à distância, os empresários se relacionam com a contabilidade com proximidade.

Desde logo a começar pela documentação alvo de tratamento contabilístico. Como fazer chegar até ao Contabilista?

O mais óbvio seria recorrer a um serviço de correio postal. Mas a real alternativa que apresentamos passa por aderir a um arquivo digital (certificado) da contabilidade.

Não só vai permitir acabar com as pastas da contabilidade como avançar para a desmaterialização documental.

Uma solução que além de mais amiga do ambiente, poderá conferir alguma redução de custos e estar sempre disponível para qualquer necessidade de consulta.

Outro aspeto importante é como tem acesso a dados da sua contabilidade. Por outras palavras, como garantir acesso aos documentos da sua contabilidade 24h, sem necessidade de recorrer ao seu contabilista?

A resposta é simples, deverá garantir que lhe é disponibilizado acesso para consulta online à sua contabilidade e salários na própria empresa.

Poderá aceder para efetuar download de balancete ou qualquer tipo de demonstração financeira para apresentar ao seu banco, os seus colaboradores podem aceder às respetivas áreas individuais para acesso a recibos de vencimento ou preenchimento de mapas de férias, preenchimento de mapa de quilómetros, etc. Apenas alguns exemplos.

Quanto às suas obrigações fiscais, para que não haja qualquer confusão com as datas limites para pagamento, deverá estar ativo um sistema de notificações automáticas por SMS ou email para evitar qualquer coima desnecessária.

Por último, e já nem sequer é um aspeto diferenciador digno de se referenciar, o seu contabilista certificado estar disponível para que, sempre que necessário, possa reunir consigo por videoconferência.

 

Aspetos que não devem falhar por parte do seu Contabilista (Online)

Será relevante referir que não deve ser negligenciado qualquer aspeto que permita uma aproximação à gestão da sua empresa.

Esta proximidade à gestão só será uma realidade caso o seu contabilista ultrapasse o paradigma de ser um profissional que apenas trata de questões administrativas relacionadas com a contabilidade e obrigações fiscais.

Em primeiro lugar, o reporte sobre a evolução da sua empresa entregue mensalmente. Muito importante!

Esta temática é relevante pois importa perceber como é que o Serviço de Contabilidade pode ser orientado com o objetivo de produzir informação útil para a sua gestão.

Além das típicas demonstrações financeiras, que do seu ponto de vista podem não lhe fornecer qualquer aspeto acionável, o seu contabilista pode (e deve) direcionar a Apresentação de Resultados Mensal para transmitir informação adequada sobre a evolução do seu negócio.

Depois, além do normal cumprimento das suas responsabilidades fiscais e contributivas, deve haver uma componente do serviço orientado para as suas decisões a curto e médio prazo.

Por exemplo, possibilitar-lhe uma análise previsional da estimativa de imposto de IRC a pagar no ano seguinte pode ser crucial para si. Quer a nível da Gestão Orçamental da sua Tesouraria, quer a nível de eventuais decisões de investimento. Dois casos práticos em que relevância da componente de planeamento é muito importante na gestão da sua empresa.

Por último, o quão escalável pode ser o serviço que lhe é prestado pelo seu escritório de contabilidade. Ou seja, se o serviço é escalável em termos de exigência e especificidades técnicas permitindo acompanhar a perspetiva de crescimento da sua empresa.

É também importante perceber , em caso de necessidade, se serviços adicionais podem ser prestados "all in one place". Por exemplo: Candidaturas a Incentivos Financeiros, a Incentivos ao Emprego, Candidaturas a Incentivos Fiscais, etc etc.

Esta transversalidade de áreas de atuação faz sentido ser trabalhada porque de facto, com o passar do tempo, o contabilista obtém um conhecimento efetivo do seu negócio. Torna-se um parceiro estratégico.

Em suma, é importante evitar surpresas e certificar-se que tem o aconselhamento necessário com as medidas de gestão mais adequadas para a sua empresa.