arquivo digital empresas contabilidade

Gostaria de dar passos em direção à Contabilidade Digital com o Arquivo Digital?

Na verdade, o que se pretende com a contabilidade dita “digital”, não é nada mais nada menos que a abertura de novos canais para que o empresário se relacione com a contabilidade à distância, de forma ágil e eficaz.

O facto de evoluirmos para uma maior flexibilidade e agilidade em diversos aspetos integrantes dos serviços de contabilidade, não invalida que se mantenha uma forte componente humana.

Aliás, consideramos imprescindível que os Contabilista Certificado faça um aproximação à gestão das empresas para que seja um facilitador de tomadas de decisão por parte dos gestores.

Na medida em que visamos o Contabilista como um parceiro estratégico para as empresas, este fica incumbido de não só ser rigoroso no âmbito do seu serviço e acompanhamento, como também apresentar soluções tecnológicas digitais que melhorem processos e fluxo de envio de documentação para tratamento contabilístico.

Desta forma, assume-se com particular relevância a utilização do Arquivo Digital nas Empresas de Contabilidade.

 

A Digitalização Documental na Contabilidade

Não será propriamente o fim do papel, mas é sem dúvida um grande passo para facilitar o workflow de envio de documentação entre cliente e contabilista.

Passa a ter o envio e a consulta de documentos relevantes para a contabilidade à distância de alguns cliques.

Detalhamos o que precisa de saber sobre esta ferramenta.

Como arquivar documentos

Pode colocar os documentos no arquivo por duas vias:

a) manualmente, arrastando o documento digitalizado ou a fatura eletrónica para o arquivo digital;

b) ou enviando o documento para a caixa de correio da empresa específica para o efeito.

Tipologia de documentos

Tanto pode arquivar documentos que são relevantes contabilisticamente (faturas) como não relevantes fiscalmente. Por exemplo, contratos, fichas técnicas, fotografias, etc.

Desmaterialização documental

Após a digitalização dos documentos, desde que estejam de acordo com requisitos legais, pode efetuar a destruição dos originais.

Quanto a faturas de fornecedores, a destruição apenas pode ocorrer após ter sido exercido o direito à dedução do IVA (se aplicável) e efetuado o registo contabilístico da operação e do IVA deduzido.

Fiscalmente, as reproduções em papel obtidas a partir dos arquivo digital, têm valor probatório dos documentos originais.

Exportação do arquivo

Imaginemos que sua empresa é alvo de uma inspeção por parte da Autoridade Tributária estando a ser solicitado o acesso aos originais da documentação de suporte à contabilização.

Pode exportar a totalidade do arquivo digital ou compreendido entre datas.

De forma a facilitar a navegabilidade no ficheiro final, o mesmo conterá um índice com a referência de cada imagem, associando ao documento o respetivo lançamento na contabilidade.

Propriedade do arquivo

Na ótica do cliente, este é um ponto muito importante. Esclarecemos que os ficheiros guardados no arquivo digital são informação da própria empresa à qual está associada a licença, mesmo quando muda de contabilista.

Portanto, do ponto de vista da propriedade do arquivo documental, tudo estará na sua esfera.

 

Considerações Finais

O arquivo digital certificado é um passo para fim das pastas cheias de papel na Contabilidade.

É tanto do interesse do contabilista como do próprio cliente pensar neste tipo de soluções porque efetivamente traduz-se em procedimentos, primeiro, mais amigos do ambiente, segundo, mais eficientes, terceiro, mais integradores com toda a dinâmica atual de tratamento contabilístico.

Interessa-nos que os nossos clientes potenciem a utilização de todas as funcionalidades e módulos do software da contabilidade.

O arquivo digital é um exemplo, outros podem ser a utilização do módulo da gestão comercial ou módulo de salários.

Quanto mais o cliente estiver integrado com os sistemas da contabilidade e soluções que a mesma apresenta, mesmo que fora de portas, melhor se relacionará com a empresa de contabilidade e sem dúvida que facilitará o trabalho do contabilista direcionando-o para áreas que verdadeiramente aportam valor à sua empresa.

NOTA: A RCR Contabilidade é utilizadora do TOC Online

 

Quem é a RCR Contabilidade

Somos um escritório de contabilidade, fundado em 1992, localizado em Matosinhos (Porto). Contamos com um portefólio de +200 clientes espalhados por todo o País.

Conduzimos a relação com os nossos clientes de forma a apresentar uma proposta de valor e serviços de contabilidade organizada setorial pois acreditamos que, além de cada empresa ter as suas próprias exigências, cada setor de atividade merece um apoio especializado.

A nossa missão é clara: ser rigorosos e próximos da gestão das PMEs através do apoio constante da nossa equipa de Contabilistas.

 

Poderá ter interesse na leitura: DL 28/2019, 15 Fevereiro
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O texto “Arquivo Digital nas Empresas de Contabilidade” é meramente informativo e não constitui nem dispensa a consulta ou apoio de profissionais especializados.

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