contabilidade outsourcing

Qual o timing para investir em Contabilidade Outsourcing?

Tipicamente as empresas chegam até nós com a necessidade de ponderar eficazmente a relação custo/benefício de contratar contabilidade outsourcing depois da sua estrutura de RH ficar desfalcada.

A situação é mais ou menos a seguinte:

“O seu negócio flui e tem uma equipa administrativa que trabalha com elevados níveis de qualidade que reporta diretamente a si. Mas foi surpreendido, a pessoa que trata da contabilidade da sua empresa informou-o que irá abraçar um novo projeto.”

Qual o passo seguinte?

  • Proceder à substituição dessa pessoa, o que à partida pode ser o passo mais natural a dar; ou
  • Equacionar terceirizar o serviço e recorrer à contabilidade em outsourcing.

Esta publicação não serve para expor quais as vantagens (e desvantagens) do outsourcing propriamente dito.

Ao invés, expomos situações concretas, as razões da mudança, como temos acompanhado a transição do serviço de contabilidade para outsourcing e como temos procurado melhorar o apoio à gestão dos nossos clientes.

Por outras palavras, serviços de contabilidade que sabem o que a sua empresa precisa.

 

Como Empresa “Comercial Lda” tirou partido de Contabilidade Outsourcing

A Empresa “Comercial Lda” tem mais de 50 anos de atividade no setor do comércio a retalho. Há pouco mais de dois anos, a pessoa responsável pela contabilidade da empresa – Contabilista Certificado – informou a gerência que iria sair da empresa. Além do contabilista, a empresa contava ainda com três pessoas com funções administrativas.

O passo seguinte, aproveitando ainda o tempo de permanência do contabilista certificado na empresa, procuraram recrutar novo contabilista. A busca não se revelou profícua.

Foi então que consideraram recorrer a um gabinete de contabilidade para prestar serviço “inhouse”. Este era o requisito chave e fator de decisão. Afinal de contas, este sempre foi o procedimento desde que a empresa foi fundada.

A fase de arranque da prestação de serviços ficou marcada por um período de transição, onde o Contabilista Certificado da RCR procurou estar por dentro dos procedimentos internos e rotinas existentes da equipa do cliente juntamente com o contabilista que ia cessar funções.

Do ponto de vista do cliente, nos aspetos chave do serviço de contabilidade, nada mudou. Isto porque a mudança não acarretou nem mudança de processos, nem mudança de sistemas informáticos… nada! A contabilidade continuava a ser feita dentro da própria empresa, contudo, agora passava a contar com um parceiro externo.

Semanalmente, um contabilista certificado da RCR desloca-se às instalações do cliente.

Fruto da nossa experiência, somos capazes de assegurar o trabalho mesmo com o seu software de gestão. Para si fica tudo igual!

 

Como Empresa “Industrial Lda” se relaciona com serviço contabilidade outsourcing

A Empresa “Industrial Lda” opera no setor industrial e conta com mais de 15 anos experiência. O crescimento tem sido rápido e o número de colaboradores cresceu ao mesmo ritmo. A área financeira contava com a pessoa responsável pelo departamento, que assumia também as funções de contabilista certificado, que era auxiliado por outro colaborador.

Em finais de 2020, com a saída do contabilista certificado, a empresa viu necessidade de procurar alternativas.

Face à “oportunidade criada”, a solução passou imediatamente por recorrer a um parceiro externo.

Neste caso concreto, não havia o requisito do serviço de contabilidade ser prestado na própria empresa do cliente. No entanto, o futuro prestador de serviços deveria assegurar que toda a vertente da contabilidade e salários passaria pelo software de gestão existente.

Mais uma vez, tal como já foi referido anteriormente, este aspeto não confere qualquer handicap. E mesmo quando é necessário algum fator aprendizagem da nossa parte, sabemos quando investir em formação para que as expectativas do nosso novo cliente não fiquem aquém do acordado.

O serviço é prestado na nossa própria empresa de contabilidade. Acedemos remotamente ao software do cliente e desempenhamos todas as rotinas por esta via. A mudança foi feita, mas toda a informação mantém-se dentro de portas.

 

Qual o momento certo para investir na Contabilidade Outsourcing?

Em ambos os casos, houve fatores que despoletaram a tomada de decisão para o outsourcing da contabilidade. Concretamente:

(1) a saída da pessoa responsável pela contabilidade dentro da própria empresa.

(2) pensar custo/benefício da contabilidade como serviço terceirizado.

(3) definição do timing certo para investir.

Entendemos que oportunidades de angariação de clientes com este perfil são muito esporádicas, na medida em que nenhuma empresa vai abdicar do potencial humano interno sobre a premissa da poupança de custos.

Tem que haver condições muito específicas que levem a considerar a mudança de paradigma – Contabilidade Interna vs. Contabilidade Terceirizada.

Do nosso ponto de vista, no que diz respeito ao nosso nível de atuação inicial, optámos por proporcionar ao cliente um período de transição com o mínimo de mudança possível. Constata-se com muita frequência que os processos e rotinas internas no que à contabilidade dizem respeito são eficientes. Portanto, muito raramente é suscetível de mudanças drásticas.

Contudo, há um aspeto chave que para nós é fundamental: o Apoio à Gestão. Orientamos o nosso serviço para uma clara aproximação da Contabilidade à Gestão da Empresa.

 

Benefícios para o Gestor (ou outro decisor) da contabilidade outsourcing

Desde logo informação “fora do tempo” deixa de existir. Todo o serviço é orientado para fornecer inputs aos gestores que possibilitam um contexto de melhor Planeamento e melhor Informação de Gestão.

No que diz respeito aos Relatórios de Gestão, além de eventuais customizações a que possam estar sujeitos originadas por necessidades de informação pontuais, elevamos o padrão da qualidade de informação que é entregue. Como gestor, recebe um dossier completo, que pode ser debatido em reuniões recorrentes, com visão holística da evolução do seu negócio e com o Controlo de Gestão incluído.

Adicionalmente, todo o planeamento e gestão da tesouraria da sua empresa pode ser suportada pela Elaboração de Orçamento, com toda a informação que para o efeito é necessária para uma gestão eficiente e sem percalços.

Outro input que o Gestor começa a dispor, mediante levantamento prévio das possíveis intenções de investimento da empresa, é de mais informação relevante relacionada com Sistemas de Incentivo à Inovação, Internacionalização ou Investigação e Desenvolvimento. Consequentemente é igualmente informado das soluções existentes para poder beneficiar de Incentivos Fiscais ao investimento produtivo.

Estes são alguns exemplos de como o seu gestor dedicado – o seu contabilista certificado – pode acompanhar a sua empresa.

 

Conclusão

Como referimos anteriormente, o objetivo desta publicação não servia para enumerar uma lista exaustiva de benefícios do outsourcing.

Ao invés disso, apresentámos 2 exemplos reais de empresas que encararam a oportunidade da mudança para definir um novo padrão na relação com a Contabilidade.

Existe um contexto muito específico a cada empresa que dita onde é feito a contabilidade. Contudo, havendo oportunidade para considerar mudança, mediante uma boa análise custo/benefício do serviço que deverá ser prestado, e após encontrar o parceiro certo que faça a ponte entre a Contabilidade e a Gestão da Empresa, melhorando o apoio que é dado ao Gestor, seguramente que poderá dar passos assertivos para mais uma etapa de desenvolvimento da sua empresa.

A Contabilidade em Outsourcing pode ser o caminho a seguir.

 

Quem é a RCR Contabilidade?

Somos uma Empresa de Contabilidade, fundada em 1992, localizada em Matosinhos e contamos com um portefólio de +200 clientes espalhados por todo o País.

Conduzimos a relação com os nossos clientes de forma a apresentar uma proposta de valor e serviços de contabilidade setorial pois acreditamos que, além de cada empresa ter as suas próprias exigências, cada setor de atividade merece um apoio especializado.

A nossa missão é clara: ser rigorosos e próximos da gestão das PMEs, através do apoio constante da nossa equipa de Contabilistas.

 

Informação da responsabilidade de RCR Contabilidade
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O texto “Contabilidade Outsourcing” é meramente informativo e não constitui nem dispensa a consulta ou apoio de profissionais especializados.

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