Sabe o que é a compensação pela utilização de viatura própria? Explicamos o que é, procedimentos a adotar e contexto fiscal.
A compensação pela deslocação em viatura própria ao serviço da empresa dá lugar sempre que trabalhadores dependentes têm que se deslocar no âmbito das suas funções.
Pode incluir naturalmente viagens até clientes ou até mesmo contemplar ações de prospeção de mercado, situação usual que implica muitas vezes a deslocação para reuniões com potenciais clientes.
O abono a título de compensação pela utilização de automóvel próprio ao serviço da empresa tem por base a atribuição de uma compensação aos trabalhadores pelas despesas que estes suportam com combustíveis, seguros, reparações, depreciação da viatura, etc.
Vamos então detalhar qual o montante, procedimentos que são imprescindíveis adotar além do enquadramento fiscal associado.
Deslocações em viatura própria
A compensação é efetuada por quilómetro percorrido. Aspeto importante ressalvar é que a deslocação faz-se a partir do local de trabalho.
Pode ser efetuado a compensação pelo valor que a empresa entender ser a mais adequada.
Contudo, a prática mais usual é ter em conta aspetos fiscais no que toca a IRS e Segurança Social, para que a compensação fique isenta.
Nesse sentido tem que ser respeitado o limite de 36 cêntimos por quilómetro.
Mapa de Quilómetros
É necessário por em prática procedimentos internos que possibilite os colaboradores registar as deslocações realizadas em viaturas próprias no contexto de trabalho.
Esse registo é feito através de um mapa de quilometragem.
O mapa deve conter informação detalhada e completa que justifique a compensação feita ao colaborador. Por exemplo:
- Identificação do Colaborador
- Destino
- Objetivo da deslocação
- Datas de deslocação e horas de saída e chegada
- Nº de quilómetros percorridos
- Compensação por quilómetro
- Identificação da viatura
- Montante total da Compensação
Este é também um documento imprescindível naquilo que atesta o reconhecimento da despesa como gasto fiscalmente aceite na esfera da empresa.
Enquadramento fiscal das deslocações em viatura própria
Abordamos este tema numa primeira instância na esfera da empresa e depois na esfera do colaborador.
No contexto da empresa, na eventualidade das deslocações em viatura própria serem faturados a clientes, os gastos são fiscalmente aceites e não estão sujeitos a tributação autónoma.
Caso não sejam faturados ao cliente final mas existindo o suporte documental do mapa de quilómetros são na mesma gastos fiscalmente aceites. Contudo, nesta situação sujeito a tributação autónoma – 5%.
A parte faturada ao cliente, mesmo sem a existência do mapa de itinerários, ou aquela que excede o limite da compensação ao colaborador (tributado na esfera de IRS), não está sujeita a tributação autónoma.
Nota para o facto de caso haja prejuízo fiscal no período de tributação, a taxa de tributação autónoma será acrescida de 10 pontos percentuais.
Por fim, não sendo faturadas a clientes nem nem estando devidamente documentadas por mapa de quilómetros, não são gastos fiscalmente aceites.
Já na esfera do colaborador, apenas serão considerados rendimentos de trabalho dependente as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio ao serviço da entidade patronal na parte em que excede os limites legais – 36 cêntimos por quilómetro.
O pagamento de estacionamentos e portagens pelas deslocações em viatura própria, desde que documentalmente comprovados, não constitui para o trabalhador um acréscimo de rendimento.
Determina-se assim que o pagamento de portagens e estacionamento aos trabalhadores, acima do valor limite por quilómetro, não está sujeito a IRS.
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