Como gerir pequenos negócios

5 procedimentos indispensáveis para gerir melhor a sua empresa

Gerir pequenos negócios não é tarefa fácil pois requer imensos procedimentos que têm que ser organizados e estruturados.

Como fórmula de sucesso é indispensável resiliência e espírito de empreendedor por parte do gestor.

Como consequência de boas práticas de gestão, melhorará aspetos relacionados com planeamento, otimização de recursos, foco no cliente e inovação/diferenciação face aos seus concorrentes.

Claro está, também deve contar com os serviços de contabilidade que são prestados à sua empresa, para melhorar aspetos de análise que envolvem a evolução do seu negócio.

Concorrentes no mercado mais sofisticados aliados a um grau de exigência crescente por parte dos atuais e potenciais clientes, acaba por exigir a si e à sua empresa a adequação e o melhoramento contínuo dos procedimentos e processos internos.

A utilização de boas práticas de gestão aliadas a boas ferramentas de trabalho farão com que melhore aspetos que envolvem a tomada de decisão.

Informação de qualidade para decidir bem!

Dicas para gerir pequenos negócios

Para gerir pequenos negócios é indispensável um conjunto de boas práticas de gestão. Enumeramos 5 aspetos importantes:

Cuide das suas finanças

Torna-se fundamental perceber que a contabilidade é a melhor ferramenta de gestão que pode ter.

Não subestime o papel que a contabilidade pode ter na gestão de pequenos negócios.

Mais do que o simples pagamento de impostos, processamento de salários e tratamento contabilístico, é através do aconselhamento especializado que obtém as condições desejáveis para ter mais tempo para gerir a sua empresa sem preocupações.

A relevância de ter informação atempada através de relatórios de gestão é determinante para antecipar problemas que eventualmente só se detetariam no final de cada ano civil.

Devem ser evidentes as vantagens que a sua empresa de contabilidade lhe proporciona:

• Em primeiro lugar, a noção exata e atualizada (desejável) do contexto financeiro e económico da sua empresa;
• Segundo, proporcionar-lhe um bom planeamento quer do ponto vista fiscal como de tesouraria;
• Por último, ser prático e assertivo no que diz respeito ao tratamento dos impostos de forma a evitar constrangimentos e coimas desnecessárias.

Planeamento Estratégico e Definição de Metas

Trata-se de um processo fundamental para gerir pequenos negócios.

Deve ser formulado um plano estratégico adequado à sua empresa que formalize a sua estratégia de negócio de forma clara e objetiva para todas as pessoas envolvidas.

Deverá definir cenários (projeções) e o respetivo plano de ação a implementar para que os seus objetivos possam ser alcançados.

O planeamento estratégico deve funcionar como um recurso facilitador da vida do gestor da empresa.

Baliza aspetos da monitorização, orienta crescimento, como também indica o que deve mudar ou investir e o timing em que isso deve ocorrer.

Empresas que investem no planeamento estratégico, mais facilmente conseguem prevenir problemas, aumentar a sua produtividade e a qualidade de trabalho.

Além da contemplação dos fatores internos, devem igualmente ser considerados os fatores externos.

Um dos fatores externos mais relevantes a considerar é a concorrência. Esta deve ser sempre objeto de análise. Não só para poder verificar qual a sua posição atual no mercado, como também para estruturar estratégias para crescer perante a mesma.

Por exemplo, neste contexto, aplicação das 5 forças de Porter e a Análise SWOT fazem todo o sentido.

As 5 forças de Porter

1. A entrada de novos concorrentes
2. O poder negocial dos clientes
3. O poder negocial dos fornecedores
4. A existência de bens substitutos
5. O número elevado de concorrentes

Análise SWOT

Feita a dois níveis: interno e externo

• Internamente, são diagnosticados os pontos fortes e fracos
• Já as oportunidades e as ameaças resultam de uma análise à envolvente externa à empresa.

Controlo de Desempenho

Não é tarefa fácil controlar (monitorizar) o desempenho, quer do seu negócio como a dos seus colaboradores.

A definição de indicadores (KPI´s) e respetiva monitorização, são cruciais para garantir a gestão eficiente de pequenos negócios.

Se desejar dar um passo à frente no que diz respeito ao melhoramento da gestão da sua empresa, a implementação de um sistema de controlo de gestão adequado às necessidades da sua empresa é uma decisão de valor acrescentado.

Com o controlo de gestão, a obtenção da eficácia da tomada de decisões da sua empresa pode ser facilitada pela existência de coordenação, integração e monitorização de processos.

Aspetos como o controlo orçamental assíduo, a análise económica financeira (diagnóstico), a aplicação de ações corretivas e melhoramento de processos de decisão, apenas são concretizáveis mediante a aplicação de um sistema de controlo de gestão à medida das necessidades da sua empresa.

Para o conseguir tem 3 opções:

1. Implementa sozinho;
2. Define níveis de responsabilidade para determinados processos
3. Fala com o seu gabinete de contabilidade, mais especificamente com o seu contabilista, para o auxiliar nesta área.

É importante que entenda que o seu contabilista pode ser um parceiro estratégico para o seu negócio!

Plano de Comunicação Interna

Sabe que não está sozinho. Tem os seus colaboradores e todos têm (ou devem ter) o mesmo objetivo: o sucesso da sua empresa!

É por isso importante estabelecer contacto permanente com os seus colaboradores de forma a criar laços de empatia.

Por exemplo, tome café com os seu colaboradores, crie espaços para convívio, jantares de equipa. Envolva a sua equipa na vertente mais estratégica da empresa e faça com que os seus colaboradores se sintam parte de um projeto que também é deles.

O envolvimento de todos e a respetiva aproximação e responsabilização, conduz a um espírito saudável dentro da empresa, confere motivação e vontade de colaborar para o mesmo fim. Afinal de contas,  está em causa a sustentabilidade e o crescimento da sua empresa.

Foco no Cliente

Não há qualquer dúvida que o cliente é um elemento vital para a sua empresa.

Independentemente da inegável qualidade que o seu produto/serviço possa ter, há um aspeto que é fundamental: é necessário que corresponda a determinadas necessidades do seu público alvo. Portanto, caso essas não existam, ou não estejam a ser criadas, independentemente da qualidade, não há sucesso.

Por exemplo, algumas dicas:

• Procure não só tentar conhecer e perceber quais são as reais necessidades dos seus clientes, mas proceda também a medidas de aproximação com os atuais e potenciais clientes;
• Ofereça um atendimento personalizado;
• Mostre rapidez de execução e atuação no caso de surgir qualquer divergência, seja com o seu produto, seja com o serviço que fornece;
• Mostre como para a sua empresa os clientes são tão importantes como a sua própria empresa;
• Se possível, disponibilize suporte de qualidade que satisfaça o seu cliente e sempre presente para qualquer dúvida ou esclarecimento.

Considerações Finais

A conjugação dos fatores acima identificados, proporcionam uma visão critica sobre o desempenho e de como gerir pequenos negócios.

Um olhar crítico sobre a sua empresa, sem dúvida que o coloca numa posição de tomar melhores decisões para guiar a sua empresa ao sucesso.

Aposte nos seus pontos fortes (melhore-os mesmo assim) e faça uma gestão assertiva dos seus pontos fracos.

Seja empreendedor, inovador e tenha em consideração a forte concorrência do mercado. Procure por isso tomar medidas que melhor se adequam à sua empresa, assegurando a estabilidade, sustentabilidade e crescimento face à concorrência.

Claro está, a escolha de parceiros estratégicos para o seu negócio é fundamental. Neste caso em concreto, o seu gabinete de contabilidade, mais concretamente o seu contabilista certificado, pode dar um contributo valioso. Em conclusão, procure serviços de contabilidade que realmente funcionam!