Ainda tem dúvidas sobre o processamento de salários? Tem agora uma abordagem simplificada e prática sobre este tema
A área de Recursos Humanos é um aspeto sensível para qualquer empresa. Como tal, como parte integrante dos serviços de contabilidade, no processamento de salários, nada pode falhar!
O processamento de salários é uma prática mensal obrigatória para todas as empresas. Normalmente, a não ser que tenha um departamento interno, está a cargo do seu escritório de contabilidade.
A perceção que a maioria dos clientes tem sobre esta matéria é a seguinte:
O processamento de salários consiste no registo dos montantes que os meus colaboradores recebem mensalmente
Está correta a afirmação, mas em parte. Vejamos o que está por trás daquilo que você vê.
Processamento de salários na prática
O correto processamento pressupõe o cumprimento de todas as obrigações legais relativas aos funcionários e órgãos sociais da sua empresa.
Dados que deve disponibilizar ao seu contabilista
De cada trabalhador ao serviço da sua empresa deverá fazer chegar ao seu gabinete de contabilidade a ficha de empregado, devidamente preenchida, para que seja efetuado o devido enquadramento para efeitos de IRS.
O correto processamento pressupõe o cumprimento de várias etapas
A contabilidade não deve ser um fator de stress para si. Como tal, existe trabalho que normalmente não é visível aos seus olhos.
Para que o processamento salarial da sua empresa possa ser efetuado corretamente, saiba como a sua contabilidade lida com este processo:
Pressupostos
Receção de dados por colaborador fornecidos pelo cliente (faltas, férias, baixa médica, horas extra, comissões…). Para empresas onde não há variações mensais é um processo simples, isto é, apenas necessita de comunicar uma única vez. Para empresas onde os pressupostos variam mês a mês, esta comunicação deve ser mensal.
Processamento de salários
Por outras palavras, o processamento do que compõe o salário (Abonos – vencimento base, subsídio de alimentação, horas extra, diuturnidades, comissões, etc e Descontos – IRS e SS).
A data para processamento varia de empresa para empresa, dependendo da data em que se efetua o respetivo pagamento dos salários.
As boas práticas pressupõem que o cliente deve comunicar atempadamente as variáveis dos vencimentos ao contabilista de forma a que o mesmo possa disponibilizar os respetivos recibos em tempo útil para pagamento.
Juntamente com os recibos de ordenados envia-se os mapas de transferências dos ordenados, o mapa para a companhia de seguros e folha de férias.
Retenções
Efetua-se o planeamento dos impostos que inclui o envio dos respetivos ficheiros para Segurança Social (DRI) e Autoridade Tributária (DMR), disponibilizando ao cliente as respetivas guias para pagamento de impostos e contribuições.
Pode fazer o processamento de salários dentro de portas, mas…
Como já foi referido, apesar de prática comum ser este serviço estar englobado no “pacote Contabilidade”, o processamento de salários pode ser efetuado internamente.
Mesmo que tenha contratado externamente a prestação de serviços por parte de um gabinete de contabilidade, pode optar por não englobar salários no âmbito de serviços a serem prestados.
Quando assim é, tenha presente o seguinte: ou já tem uma equipa experiente e rotinada nesta matéria, com software apropriado, ou então arrisca-se a ter problemas com o processamento de salários da sua empresa.
Maus procedimentos no processamento de salários no limite originam multas!
Portanto, em caso de dúvida, não hesite em questionar o seu contabilista se pode tomar conta do processamento de salários da sua empresa. Provavelmente das tarefas mais exigentes e rigorosas que uma empresa pode ter.
O seu contabilista pode ajudar
É fácil entender a razão pela qual o seu contabilista é especializado nesse tipo de trabalho e é conhecedor das leis e procedimentos em vigor.
É sempre relevante salientar o facto das empresas se manterem atentas às alterações fiscais e legais que ocorrem ao longo do tempo. Como tal, o seu contabilista tem um papel preponderante e necessário no sentido de providenciar atempadamente informação sobre as mudanças ocorridas. Desta forma, estará sempre precavido para que não haja coimas por incumprimento ou desrespeito de prazos.
Benefícios em contratar este serviço com o seu contabilista
Além da prestação do serviço propriamente dito e respetivo acompanhamento, é frequente o cliente depender do contabilista para proceder à inscrição dos seus novos colaboradores na Segurança Social e FCT (fundo de compensação do trabalho) bem como contar com o seu aconselhamento sobre benefícios fiscais e apoios à contratação e informação sobre a evolução das tabelas salariais.
Considerações Finais
Com esta publicação desvendamos com mais detalhe aspetos relacionados com uma temática que é tão importante para as empresas.
Para nós, é diferenciador que enquanto gestor, tenha uma visão mais aprofundada sobre diversas matérias que são relevantes para o sucesso da sua empresa – processamento de salários não é exceção.
Em suma, assegurar o correto processamento salarial, o pagamento atempado e de acordo com as normas legais existentes é fundamental.