Contabilidade barata sai caro! Saiba porquê.
Questiono se já duvidou se a qualidade de determinado produto ou serviço que adquiriu iria corresponder à fiabilidade e aos benefícios implícitos face ao valor com “desconto” da sua compra. Eventualmente já se sentiu defraudado pelas expectativas geradas…
Aquilo que procuramos é o equilíbrio entre preço e qualidade, benefício, vantagens, resolução de problemas que o produto ou serviço que adquirimos irá proporcionar. Se assim for, qualquer negócio que façamos é excelente.
Este é portanto, o aspeto chave que deve também encontrar na sua contabilidade. Investimento em Serviços de Contabilidade de qualidade, orientado para a gestão da sua empresa, dando-lhe um rosto, uma espécie de gestor dedicado (o seu contabilista certificado) que o orienta no dia a dia da sua empresa e que o ajuda a tomar as melhores decisões (ou mais eficientes).
Uma troca justa deve acontecer. Para si não compensa ter uma avença de contabilidade “low cost” face ao trabalho ou exigência que incute no seu contabilista, como a situação inversa também não é desejável que aconteça.
Nem a pagar de menos, nem a pagar de mais. Pagar pelo serviço que exige e lhe é entregue (com qualidade). Por isso mesmo, a proximidade com o seu contabilista é muito importante.
Tudo aquilo que pode achar que é exequível ser entregue através da uma contabilidade low cost, não é.
Pressupostos de uma contabilidade low cost
Tipicamente, tende-se a confundir uma pequena componente do serviço com o serviço como um todo propriamente dito. Contabilidade low cost é amplamente divulgado, mas basicamente está assente nas funcionalidades de um software de arquivo digital – “contabilidade online ou digital”.
Uma contabilidade sem rosto, 100% digital. Dirige-se a quem?
Apenas recebe a sua documentação para tratamento contabilístico e trata dos seus impostos e salários. Ok… então se tem a mínima dúvida sobre uma operação e qual a fiscalidade inerente e recorre a quem? Quem ajuda a decidir bem e a tomar as melhores decisões para o seu negócio?
Prefere enviar a documentação digitalmente para o seu contabilista. Argumento válido! Mas relativamente a este ponto, julgo que é mais interessante enquadrar este argumento numa ótica de contabilidade à distância do que propriamente na contabilidade low cost. Por exemplo, na nossa empresa de contabilidade trabalhamos com arquivo digital, não precisamos que os nossos clientes estejam perto de nós geograficamente. Facto, o arquivo digital tanto trás vantagens para si como para o seu gabinete de contabilidade. É muito redutor pensar na contabilidade somente pela vertente da gestão documental para tratamento contabilístico e apuramento de impostos.
Poupa tempo e recursos. Enquanto gestor deve gerir eficazmente um conjunto limitado de recursos, mas não caia numa sensação de falsa poupança.
Dispõe de serviço de excelência com contabilidade low cost. Não seja injusto consigo próprio nem com a contra parte. Coloque-se na perspetiva do prestador de serviços. Entregaria serviço “premium” a preço “low cost“?
A contabilidade não se adequa ao termo “low cost”.
Em primeiro lugar, saiba o que você precisa do seu Gabinete de Contabilidade. Mais do que um custo, a contabilidade deve ser encarada como um investimento na sua própria empresa.
A envolvência dos negócios das empresas é crescentemente complexa. O conjunto de rotinas a desempenhar é exigente, sendo que o próprio contabilista também tem que olhar para a sua própria rentabilidade (global e por cliente).
Do ponto de vista fiscal, a informação flui a uma velocidade que por vezes somos apanhados por nova mudança. Portanto, se idealiza que o seu contabilista possa ser um profissional conhecedor e profissionalizado, para que ele disponibilize o melhor apoio, tem que se instruir constantemente. A crescente qualificação do contabilista certificado tem um “prémio”. E o acompanhamento à sua empresa também.
É evidente a aproximação que a contabilidade deve ter em relação à gestão da sua empresa.
A realidade dos Serviços de Contabilidade
Na ótica do cliente, o seu negócio pode ser pequeno, nada complexo – “dá pouco trabalho, pouco papel”. Errado! Muitas vezes, o trabalho invisível faz toda a diferença. O cliente não perceciona, e na verdade nada tem a ver com o tipo de trabalho que é feito até ao momento em que ele recebe o trabalho finalizado e perceciona a qualidade do trabalho desenvolvido. Mas até chegar a este ponto, recursos foram consumidos (não só tempo).
Exemplificando com o serviço de contabilidade para eCommerce. Negócios tipicamente “pequenos” mas com tendência a tornarem-se complexos pelos múltiplos enquadramentos fiscais a que podem estar sujeitos. Mais, são clientes que tipicamente exigem “assistência”. Portanto, sendo a vertente fiscal um eixo de atuação estratégico para este cliente para que não haja qualquer falha, por vezes é inevitável e imprescindível a definição de avença (um apêndice ao âmbito inicial do serviço de contabilidade) apenas e tão somente para a consultoria fiscal ao negócio – serviço de valor acrescentado.
É igualmente importante considerar um conjunto de informação que para si é crítica – relatórios de gestão. Não precisa ser informação complexa, podendo tornar-se difícil ser analisada. Importa sim, que seja eficaz e bem direcionada tendo em conta o nível de informação relevante para si. Desta forma, toma pulso ao seu negócio em tempo útil. Este é um aspeto que, aquando uma possível mudança de contabilista, é imediatamente indicado como tendo sido negligenciado.
Apoio à gestão na contabilidade
De forma a que possa encarar a sua contabilidade sobre a perspetiva consultiva e de apoio à gestão ao seu negócio, esta precisa de ter um rosto: o seu contabilista certificado. É com ele que irá debater aspetos chave da atividade da sua empresa. Por exemplo:
- A vertente estratégica e de desenvolvimento do seu negócio é consigo. Mas como fazer análise de cenários sobre a perspetiva de decisões fiscalmente eficientes?
- Recebe relatórios de gestão, com indicadores da evolução do seu negócio. Mas com quem pode reunir para analisar performance e debater aspetos a serem melhorados? Qual o plano de ação?
- Previsivelmente o resultado do exercício será alto no final do ano. Contudo, que mudanças corretivas podem ser aplicadas antecipando este resultado? Como posso atenuar o efeito fiscal do meu negócio?
- Necessita de elaborar plano de negócios e estudo de viabilidade para entregar no seu banco ou efetuar candidatura para fundos comunitários. A quem recorre com a finalidade de executar o dossier?
- Igualmente, é urgente um diagnóstico económico e financeiro da sua empresa, perspetivando algumas reestruturações. Quem pode executar este trabalho?
- Com o intuito de de melhorar a vertente orçamental e de controlo de gestão uma vez que a dimensão da sua empresa assim o exige. Quem será o parceiro certo?
Será este acompanhamento enquadrável numa tipologia de serviço “low cost”? Não creio.
O custo de oportunidade que você suporta para abdicar da contabilidade low cost, revela-se bastante compensador quando você encontra um verdadeiro parceiro estratégico para a sua empresa. Sobretudo, é tudo uma questão de retorno do seu investimento. Do ponto de vista da contabilidade, vê isto a acontecer mês após mês.
Não importa se a sua empresa é grande ou pequena, mais ou menos complexa. Importa sim ter o serviço à sua medida e ter a ideia clara que o mesmo é escalável se necessário.
O que deve esperar da sua contabilidade
Começando pelo fim, deve ter uma avença de serviços de contabilidade adequada ao âmbito de serviços contratado. Aliás, a relação deve manter-se saudável tanto para a sua empresa como para o seu contabilista.
Depois, deve conseguir perspetivar até onde a sua empresa de contabilidade pode acompanhar o crescimento da sua empresa. Por exemplo, a sua empresa assume uma dimensão onde se torna indispensável um controlo de gestão mais eficaz, uma contabilidade analítica, etc… Estas necessidades são correspondidas “all in one place“?
Profissionais qualificados. Não só a sua empresa deve ser acompanhado por um profissional competente na vertente contabilística assim como nas restantes áreas complementares, como também a restante equipa deverá ser capaz de se debruçar sobre outras áreas relevantes para a sua empresa – multidisciplinaridade. Novamente, serviços de valor acrescentado tudo num sítio só.
Apoio ao negócio, muito importante. As peças informativas geradas sempre que termina o ciclo mensal de tratamento da sua contabilidade (os relatórios de gestão) são muito importantes para si. Esta informação deverá ser entregue mensalmente.
Mesmo que esteja inserido no regime do IVA trimestral, entregue a documentação contabilística para tratamento mensalmente.
Encontre aspetos que para si, enquanto gestor, são relevantes.
Por exemplo, dispensa a deslocação mensal ao escritório da contabilidade. Na verdade nunca precisa de ir lá. Garanta que o seu contabilista é capaz de providenciar qualidade do serviço de contabilidade mesmo que à distância. O arquivo digital é imprescindível para si. Desta forma assegura que todo o envio da documentação contabilística é feita através de email.
Outro exemplo a dar pode ser que tipo de ferramentas o contabilista coloca ao seu dispor. De forma a melhorar a relação com a sua contabilidade, garantir que lhe é facultado acesso ao software da contabilidade pode ser algo útil para si. Ganha acesso a peças contabilísticas que estão acessíveis para download, acesso a informação da contabilidade, gestão comercial, salários, etc. A contabilidade passa a estar dentro da sua própria empresa.
Considerações finais
Nem sempre o fator preço, alto ou baixo, implica qualidade ou falta dela. Isto é transversal para tudo.
Enquanto gestor, deve estar preparado para tomar as melhores decisões tanto ao nível de gastos e rendimentos como também ao nível dos investimentos da sua empresa.
Outro aspeto importante, é ter uma ideia clara do que é custo e o que é investimento.
Do nosso ponto de vista, empresa de contabilidade com mais de 30 anos de experiência, e também colocando-nos na sua posição, é importante que encare a contabilidade como um investimento (não como um custo, um mal menor para a sua empresa). O retorno do seu investimento acontecerá através das vertentes mais críticas para a sua empresa.
Não negligencie no apoio que a sua empresa merece.
