Controlo Orçamental nas Empresas

Conheça a importância do Controlo Orçamental e como pode ajudar a gerir melhor a sua empresa.

O controlo orçamental nas empresas é muitas vezes negligenciado por parte dos empresários. É frequente constatar a inexistência de práticas de gestão orçamental nas empresas.

Crescer envolve enfrentar desafios. Olhar para a sua empresa e ser capaz de perceber que necessita de melhorar aspetos relacionados com a gestão.

Envolve, por um lado, disponibilidade (nem sempre terá) da sua parte para se debruçar em áreas que talvez não domine a 100%;

Por outro, recorrer a um parceiro estratégico, por exemplo o seu contabilista, para que através dos serviços de contabilidade o possa apoiar nesta vertente.

Faça análise custo/benefício quanto à sua curva de aprendizagem/produtividade vs falar com o seu contabilista para lhe prestar este serviço.

A gestão orçamental vai muito além de definir um plano com um conjunto de números, facilmente caindo na tentação de lançar valores aleatórios crescentes/decrescentes em determinadas variáveis face ao ano passado.

Mesmo tendo noção que é fundamental para melhores práticas de gestão e crescimento das empresas, muitas vezes os empresários não dão a devida importância ao controlo orçamental e ao planeamento financeiro.

Benefícios do controlo orçamental

Em primeiro lugar, pensar critico em relação à sua empresa;

Segundo, entender e analisar constantemente a performance da sua empresa;

Terceiro, tomar medidas corretivas ou porque está aquém dos resultados esperados, ou rapidamente alcançou os objetivos inicialmente delineados;

Por último, no fundo o que é expectável, tomar boas decisões nos momentos oportunos.

Resumindo, o controlo orçamental quando implementado e bem utilizado, pode ajudá-lo a estabelecer as metas financeiras de curto e médio prazo que serão fundamentais para alcançar os objetivos estratégicos da sua empresa.

Adicionalmente, serve como base para uma boa tomada de decisões de forma a que siga o seu caminho sem percalços.

A gestão orçamental, é uma prática enraizada na sua empresa?
Entende quais podem ser os seus benefícios?

Devo efetuar o planeamento e controlo orçamental da sua empresa?

A resposta é inequivocamente sim.

O planeamento e controlo orçamental consiste sumariamente em elaborar projeções de custos e proveitos para determinado período (normalmente 1 ano), definir objetivos com base nestas projeções e consequentemente a sua monitorização – análise de desvios (resultados previsionais vs resultados reais).

Como e quando começar a elaborar o orçamento da sua empresa?

Não perca mais tempo! É frequente os empresários preocuparem-se em fazer a elaboração do orçamento quando vão abrir uma empresa ou, para empresas existentes, perto do final de cada ano, projetando cenários e metas para o próximo ano.

São ambas boas práticas, mas na verdade, a elaboração do orçamento e gestão orçamental nas empresas não tem que estar restrito a estes dois momentos.

É importante que seja uma prática de gestão inserida no seu plano de atividades e que nunca seja descurada.

Apenas monitorizando, analisando o desempenho da sua empresa em várias fases, vai poder aferir o real desempenho da mesma. Quer da perspetiva financeira, quer da económica.

A possibilidade de monitorizar a sua empresa de perto permite-lhe identificar as principais métricas que estão fora das suas previsões iniciais atuando, tomando medidas corretivas.

Resumindo: o controlo orçamental deve ser uma atividade de alta relevância para si. Não só para a manutenção da sua empresa, como para potenciar o seu desenvolvimento.

Quer saber como colocar em prática?

Confira os seguintes passos.

Pensar crítico – Elabore o orçamento

Pensar no orçamento da sua empresa é mesmo o primeiro passo. É a base do seu trabalho, o seu fio condutor.

Comece por planear os seus rendimentos, custo de mercadorias vendidas (CMV), FSE´s, gastos com pessoal e outros gastos, investimentos/desinvestimentos, financiamentos e respetivos serviços de dívida.

Um bom planeamento, integração e complementaridade entre todas a áreas da empresa, fazem parte de um orçamento assertivo, envolvendo decisões de alocação dos recursos da empresa entre proveitos, custos e investimento.

É preciso novamente alertar que, elaborar o orçamento da sua empresa é só o primeiro passo. De forma a que este ganhe relevância no contexto de gestão, é necessário a monitorização, o controlo sistematizado que foi projetado vs. o cenário real.

Apenas através da monitorização vai conseguir estar informado sobre o estado da sua empresa. Consequentemente estará em condições plenas para tomar boas decisões.

Prepare a sua empresa para diversos cenários

Uma análise de sensibilidade vai-lhe dar uma noção quase exata de como proceder em caso de cenários considerados “não normais”.

Torna-se relevante, além do orçamento elaborado com base em situações “normais”, a criação de pelo menos 2 cenários que lhe façam tomar medidas extraordinárias.

Otimista: Vamos assumir que contemplou a expansão da sua empresa a um novo mercado. Fruto dessa expansão a recetividade ao seu produto foi grande e como tal houve um aumento na procura que não tinha antecipado.

• Em primeiro lugar, face a esta elevada procura, estará a sua empresa preparada para satisfazer as necessidades dos seus clientes?
• De forma a aumentar a sua capacidade produtiva terá que fazer investimentos?
• Sabe quais os recursos financeiros a alocar a esta operação e de que forma os mesmos poderão influenciar a performance da sua empresa?

Estas são algumas questões para as quais deve trabalhar respostas de forma a que não seja apanhado desprevenido.

Pessimista: É importante estar precavido para que caso haja a ocorrência de diversos cenários negativos tenha planos de contingência bem definidos para minimizar os impactos a nível da saúde económica e financeira da sua empresa.

Seja por fatores que ocorram provenientes de quebras acentuadas na procura, riscos aos quais a sua empresa esteja exposta, deslizes orçamentais nos seus investimentos, etc etc.

Resumindo: Tenha planos de ação definidos caso estes cenários ocorram.

Execução e controlo orçamental

Como anteriormente foi referido, um dos problemas relacionados com o controlo orçamental nas empresas, é o facto do orçamento ser facilmente esquecido depois de feito.

A execução e controlo orçamental só se torna efetiva e relevante no contexto da gestão da sua empresa se for acompanhado e revisto periodicamente (preferencialmente mensalmente).

Visualize e acompanhe os principais indicadores económicos e financeiros das suas projeções vs execução real.

As metas, os objetivos que definiu, são acompanhadas de planos de ação. Pense constantemente no que é necessário para que o sucesso seja alcançado!

Este passo fornece-lhe uma base sólida para tomada de decisões.

Importa referir que é relevante que haja uma cultura na empresa em que todos seguem o mesmo caminho.

Orientar a sua equipa para resultados é fundamental para o sucesso da sua empresa.

Importa que eles entendam as razões que originaram determinadas decisões e que sintam a relevância do seu desempenho nos resultados alcançados.

Tenha uma ferramenta que o auxilie no controlo orçamental

Na teoria o plano é excelente, mas para ser perfeito, para que se sinta verdadeiramente confortável no planeamento, gestão e controlo orçamental da sua empresa, deve ter uma ferramenta eficaz ao seu dispor.

Claro que pode ter o seu Excel ou outra ferramenta, mas nem sempre estes são capazes de corresponder de forma completa às suas necessidades de trabalho e de informação.

Imagine este cenário: É um gestor, mas a sua preocupação não é ser um financeiro puro! Quer apenas entender melhor o desempenho da sua empresa! Obter instantaneamente relatórios com comentários automáticos aos desvios e análise da situação económica e financeira das projeções e resultados reais da sua empresa seria útil?

Com o software Controlo Orçamental da RCR é possível construir o orçamento da sua empresa de forma simples e ágil.